Apurahan maksaminen, sosiaaliturva ja verotus

Tältä sivulta löydät tietoa apurahan ja muiden kulujen maksamisesta, muutostilanteissa toimimisesta, apurahansaajien sosiaaliturvasta ja MYEL-vakuutusmaksuista sekä verotuksesta.

KUUKAUSIAPURAHAN JA MUIDEN KULUJEN MAKSAMINEN

Apuraha maksetaan aina myönnön mukaisesti. Henkilökohtaista kuukausiapurahaa maksetaan niinä kuukausina, joina työskennellään apurahamyönnön mukaisissa tehtävissä. Kokoaikaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Kokoaikaisen apurahan ohessa on sallittua työskennellä 25-prosenttisesti muussa työssä. Henkilökohtaiset kuukausiapurahat maksetaan suoraan niiden saajille.

Muista kuluista tehdään erillinen maksatuspyyntö. Muut kulut maksetaan ensisijaisesti yhdessä erässä vuosittain hankkeen vastuullisen johtajan ilmoittamalle tilille. Yliopiston tilille maksettavat muut kulut voidaan pyytää säätiöltä maksuun yhdellä kertaa (esim. monivuotiset hankkeet). Muut kulut maksetaan ensisijaisesti Y-tunnuksellisen yhteisön tilille, jolloin maksatuspyynnössä tulee olla Y-tunnus, viite ja yhteisön yhteystiedot.

Apurahansaajan tulee säilyttää kuluihin liittyvät tositteet vähintään siihen asti, kun loppuraportti on hyväksytty. Verottajalle tositteita on mahdollisesti säilytettävä pidempään.

Jos apurahansaaja maksaa muista kuluista palkkoja tai palkkioita, on hänen otettava huomioon, että maksajan (hänen) on huolehdittava työnantajavelvoitteiden, lakisääteisten maksujen ja verotuksen oikeanmukaisuudesta. Koneen Säätiö ainoastaan maksaa muut kulut, mutta ei voi auttaa hanketta hallinnollisissa käytännön asioissa. Tutustu esimerkiksi Palkka.fi -sivustoon, jos tarvitset apua palkan maksamiseen liittyvissä asioissa.

Maksamme apurahat kerran kuukaudessa viimeistään kuun kolmantena arkipäivänä. Hankkeen vastuullisen johtajan tulee lähettää maksatuspyynnöt koko hankkeen osalta verkkopalvelussa. Apuraha voidaan maksaa myös ulkomaiselle tilille. Ulkomaisille tileille pyydetyt maksut saattavat liikkua viiveellä. Säätiö pidättää oikeuden muutoksiin.

Katso vuoden 2023 maksuajat täältä.

MAKSATUSPYYNNÖN TEKEMINEN

Maksatuspyyntö lähetetään apurahojen verkkopalvelussa Maksatuspyyntö-välilehdellä. Kirjautumista varten tarvitset myöntökirjeen mukana lähetetyn maksatuskoodin.

Maksatuspyyntö tulee tehdä viimeistään maksukuukautta edeltävän kuukauden 10. päivä. Suosittelemme tekemään maksatuspyynnöt kerralla mahdollisimman pitkälle ajalle. Jos maksuaikatauluun tulee muutoksia, voit muokata jo hyväksyttyä maksatusaikataulua myöhemmin.

Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnöt tekee hankkeen vastuullinen johtaja. Maksatuspyynnön pakolliset tiedot ovat apurahansaajan nimi, tilinumero, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite ja maksuaikataulu.

Koneen Säätiön toimisto on suljettuna vuosittain heinäkuussa, jolloin maksatuspyyntöjä tai muutospyyntöjä ei käsitellä. Jo hyväksytyt maksatuspyynnöt lähtevät kuitenkin normaalisti maksuun myös heinäkuussa.

Katso ohjevideo, jossa neuvomme kuinka apurahojen maksatuspyyntö täytetään. 

Huom! Muutokset henkilökohtaisten apurahojen maksatuksessa voivat vaikuttaa apurahansaajan MYEL-vakuutusturvaan. Apurahansaajan tulee itse ilmoittaa välittömästi muutoksesta Melaan. Suosittelemme tiedustelemaan Melasta ennen hankkeelle tehtäviä aikataulumuutoksia, miten muutokset vaikuttavat vakuutusturvaan ja erityisesti vakuutuskauden kestoon.

MUUTOKSET HANKKEESSA

Jos hankkeen sisältö, työryhmän kokoonpano, työskentelyprosentti tai muu oleellinen osa hankkeessa muuttuu, on apurahansaajan (yksilöapurahat) tai hankkeen vastuullisen johtajan (yhteisöjen ja työryhmien apurahat) tehtävä muutoshakemus apurahojen verkkopalvelussa.

Muutoshakemuslomakkeella tulee esittää perustelut muutokselle: mikä on muuttunut suhteessa alkuperäiseen myöntöön ja miksi?

Muutoshakemus käsitellään noin kuukauden sisällä sen saapumisesta.
Muutoshakemus tulee tehdä myös nimeämättömän apurahansaajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Liitäthän mukaan uuden apurahansaajan CV:n. Maksatuspyyntö uudelle apurahansaajalle voidaan tehdä vasta muutoshakemuksen hyväksymisen jälkeen.
Aikataulumuutoksiin (pl. muutokset työskentelyprosentissa) hankkeessa riittää pääsääntöisesti uuden maksatuspyynnön lähettäminen.

Katso ohjevideo muutoshakemuksen tekoon.

Huomioithan, että apurahansaajan täytyy itse ilmoittaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melaan mahdollisista muutoksista apurahaan liittyen. Suosittelemme tiedustelemaan Melasta ennen hankkeen aikatauluun liittyviä muutoksia, miten muutokset vaikuttavat vakuutusturvaan ja erityisesti vakuutuskauden kestoon.

KESKEYTTÄMINEN, TAUOT MAKSATUKSISSA JA PERUMINEN

Jos sinulle myönnetään muu rahoitus tai siirryt palkkatyöhön, ilmoita siitä välittömästi säätiölle. Vastaavasti myös asevelvollisuudesta, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetystä vanhempainlomasta tai sairauslomasta on ilmoitettava viipymättä. Tällaisissa tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään, ja apuraha maksetaan myöhemmin.

MYEL-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Mela-sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi. Lisätietoa sairauspäivärahasta löydät Melasta.

Vähäisen, apurahan tarkoitukseen liittyvän ansiotyön vuoksi apurahan maksatusta ei katkaista, mutta asiasta tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon. Vuosiapurahaa saava voi pitää vuosittain noin kuukauden kestävän loman ilman apurahan maksatuksen keskeyttämistä.

Jos apurahansaaja laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, voidaan Koneen Säätiön apuraha perua tai periä takaisin.

Apuraha, jota ei ole käytetty käyttökauden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen. Myös tapauksessa, jossa apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

APURAHA JA SOSIAALITURVA 

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15–20 % työskentelyapurahan määrästä.

Ilmoitamme Melalle sellaiset luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (vuotuiseksi työtuloksi muunnettuna 4 287,73 euroa vuonna 2023).

Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi.  

Koneen Säätiö ei ole määritellyt kulujen määrää kuukausiapurahasta. Hyväksymme kulujen vähentämisen kuukausiapurahasta Melan ohjeistusten mukaisesti.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutukset suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle. 

Apurahansaaja on velvollinen ilmoittamaan muutoksista Melaan. Suosittelemme tiedustelemaan Melasta ennen hankkeelle tehtäviä aikataulumuutoksia, miten muutokset vaikuttavat vakuutusturvaan ja erityisesti vakuutuskauden kestoon. 

MYEL-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Mela-sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi. 

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta. Melan 4.3.2021 pitämän esityksen materiaalit apurahansaajan vakuutusturvasta löydät täältä

APURAHA JA VEROTUS 

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (24 475,56 € vuonna 2022) saakka. 

Apurahansaaja ei toimita säätiölle verokorttia eikä säätiö tee maksetuista apurahoista ennakonpidätystä, vaikka kalenterivuonna maksetun apurahan suuruus ylittäisikin verovapaan apurahan määrän. 

Lähetämme vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle. Apurahansaajan itsensä tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. 

Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta. 

Luonnollisen henkilön kuluapurahan verotus
Koneen Säätiö tekee verottajalle vuosi-ilmoituksen henkilökohtaisten kuukausiapurahojen lisäksi myös muista kuluista, kun hakijana on ollut luonnollinen henkilö (käytännössä yksittäinen apurahan saaja tai työryhmän johtaja).

Tällaisissa tilanteissa hankkeessa maksetut muut kulut sisällytetään vuosi-ilmoituksessa hakijan tietoihin. Ne siis näkyvät kokonaisuudessaan hankkeen johtajan esitäytetyllä veroilmoituksella.

Hankkeen johtajan tulee selvittää muiden kulujen osuus OmaVerossa.

Lisätietoja verotuksesta
Lisätietoa apurahojen verotuksesta löydät Verohallinnon sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan nettisivuilta. Tutustu lisäksi verottajan infomateriaaliin apurahojen verovuoden 2020 verotuksesta täällä

TODISTUS APURAHASTA 

Apurahan myöntökirje käy usein myös todistuksesta. Henkilökohtaisen todistuksen apurahojen maksatusaikataulusta voi ladata PDF-tiedostona apurahojen verkkopalvelusta, hankkeen Maksatuspyyntö-sivulta Tilitiedot-kohdasta (pieni PDF-ikoni kunkin kuukausiapurahansaajan kohdalla). Työryhmän jäsenet voivat pyytää todistuksen hankkeen johtajalta.