Apurahan saajalle

Koneen Säätiön apuraha on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon se myönnetty. kerrothan mahdollisimman pian meille, jos et voi vastaanottaa myönnettyä apurahaa. Jos hankkeen sisältö tai työryhmän kokoonpano muuttuu, on vastuullisen johtajan sovittava muutoksista säätiön kanssa.

Apurahojen käyttökaudet ovat:

• Yksivuotiset apurahat: kolme vuotta myöntämispäivästä
• Kaksivuotiset apurahat: neljä vuotta myöntämispäivästä
• Kolmivuotiset apurahat: viisi vuotta myöntämispäivästä
• Nelivuotiset apurahat: kuusi vuotta myöntämispäivästä

Käyttökauden pidennyksestä voidaan neuvotella, jos maksaminen keskeytyy asevelvollisuuden, vanhempainloman alle 3-vuotiaan lapsen hoitamisen tai sairausloman vuoksi.

Keskeyttäminen

Jos sinulle myönnetään muu rahoitus tai siirryt palkkatyöhön, ilmoita siitä välittömästi meille. Myös asevelvollisuudesta, vanhempainlomasta alle 3-vuotiaan lapsen hoitamisesta tai sairauslomasta on ilmoitettava. Näissä tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään.

Mela-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Mela-sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi. Lisätietoa saa Melasta.

Vähäisen apurahan tarkoitukseen liittyvän työn vuoksi apurahan maksatusta ei katkaista, mutta asiasta tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon.

Jos apurahansaaja laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, voidaan Koneen Säätiön apuraha perua tai periä takaisin.

Peruminen

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

Apuraha, jota ei ole käytetty käyttökauden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen.

Apuraha on nostettava myönnön mukaisesti. Henkilökohtaista kuukausiapurahaa maksetaan niinä kuukausina, kun tehdään sitä työtä, johon apuraha on myönnetty. Kokonaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Muut kulut maksamme kerralla tai muutamassa erässä per vuosi hankkeen johtajan ilmoittamalle tilille.

Maksamme apurahat kerran kuukaudessa viimeistään kuun kolmantena arkipäivänä.

Jos otat yhteyttä säätiöön, käytä osoitetta koneensaatio@koneensaatio.fi. Mainitse yhteydenotossa hakijan nimi ja hankkeesi nimi (ei tunnistekoodia).

 

Maksatuspyynnön tekeminen

Saat apurahan maksuun tekemällä maksatuspyynnön viimeistään maksukuukautta edeltävän kuun 16. päivä. Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnöt tekee hankkeen vastuullinen johtaja. Tee maksatuspyyntö apurahojen verkkopalvelussa. Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, jotka olivat käytössä hakemusta tehdessä.

Vastuullinen johtaja sopii kaikista maksatuksen yksityiskohdista eli myös työryhmän jäsenten henkilökohtaisten kuukausiapurahojen maksatusaikataulusta. Työryhmän jäsenten henkilökohtaiset kuukausiapurahat maksetaan suoraan niiden saajille. Jokaiselle työryhmän jäsenelle tulee tehdä erillinen maksatuspyyntö. Maksatuspyynnön pakolliset tiedot ovat apurahansaajan nimi, tilinumero, henkilötunnus, osoite ja maksuaikataulu. Apurahoja maksetaan myös ulkomaalaisille tileille.

Muista kuluista tehdään erillinen maksatuspyyntö ja muut kulut maksetaan yhdessä tai kahdessa erässä vuosittain. Jos muut kulut pyydetään maksuun y-tunnukselliselle yhteisölle, tulee maksatuspyynnössä olla y-tunnus, viite ja yhteisön yhteystiedot.

Löydät apurahasi ja lisää ohjeita apurahojen verkkopalvelusta otsikon Omat apurahat alta. Syötä myöntökirjeessä saamasi tunnistekoodi, jotta voit edetä maksatuspyyntöpalveluun.

Apurahahakemusten verkkopalveluun

Vastuullisen johtajan velvollisuus on ilmoittaa työryhmän jäsenten tiedot Melaan ja informoida työryhmää verotuksesta.

 

Apurahan sosiaaliturva

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 12-15 % työskentelyapurahan määrästä.

Ilmoitamme Melalle ne luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (3 828,13 euroa vuonna 2018). Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi. Työryhmän tai hankkeen vastuullisen johtajan velvollisuus on ilmoittaa ryhmän jäsenten tiedot Melaan.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutukset suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle.

Apurahansaaja on velvollinen ilmoittamaan muutoksista Melaan.

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta, www.mela.fi | Apurahansaajat.

 

Apurahan verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (20 461,72 € vuonna 2018) saakka.

Apurahansaaja ei toimita säätiölle verokorttia eikä säätiö tee maksetuista apurahoista ennakonpidätystä, vaikka kalenterivuonna maksetun apurahan suuruus ylittäisikin verovapaan apurahan määrän.

Lähetämme vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle. Apurahansaajan itsensä tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta.

Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Lisätietoa apurahojen verotuksesta: www.vero.fi, www.saatiopalvelu.fi

Väliraportti

Monivuotisen rahoituksen kerralla saaneet apurahansaajat tekevät vuosittain säätiölle väliraportin. Väliraportointi tehdään kuukauden sisällä kunkin apurahavuoden päätyttyä. Raportointiaika lasketaan siis maksatuksen alkamisesta, ei kalenterivuoden alusta. Ilman väliraporttia apurahan maksamista ei voida jatkaa. Hankkeiden ja työryhmien raportoinnista vastaa vastuullinen johtaja.

Väliraportoinnin päätavoitteita säätiön kannalta on olla vuorovaikutuksessa hankkeen työryhmän kanssa ja seurata hankkeen edistymistä. Apurahansaajalle se taas antaa hyvän tilaisuuden tehdä hanketta näkyväksi siitä kiinnostuneille kohderyhmille.

Väliraportissa on kaksi osaa: 1) väliraporttilomake apurahojen verkkopalvelussa ja 2) hankkeesta kertominen. Raporttia ei postiteta säätiöön, eikä siihen lisätä kuitteja.

Lomakkeessa kerrot tavasta, jolla haluat tehdä hanketta näkyväksi omaa ammatillista lähipiiriä tai organisaatiota laajemmalle yleisölle. Valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista:

• Mieti, mikä hankkeessa voi kiinnostaa mediaa ja kirjoita hankkeesta uutisoiva tiedote. Hyödynnä tiedottamisessa katto-organisaatiosi viestinnän asiantuntijoita ja kanavia (esimerkiksi yliopiston viestintäyksikkö) tai käytä omaa jakelulistaa.
• Kirjoita tekstistä artikkeli tai blogiteksti ja tarjoa sitä johonkin yleisjulkaisuun. Koneen Säätiön Rohkeus-blogi on yksi mahdollinen julkaisukanava. Tutkimushankkeissa voit hyödyntää säätiön tarjoamaa Kuka-palvelua. Palvelun tarkoitus on tuoda tutkimustietoa toimittajien ulottuville ja toimittajakontakteja tutkijoille.
• Järjestä hankkeesta tai johonkin siihen läheisesti liittyvästä näkökulmasta keskustelutilaisuus tai jokin muu yleisölle avoin tilaisuus (klubi, luento, työpaja). Kutsu tilaisuuteen yleisöä oman lähipiirin ulkopuolelta. Koneen Säätiön Kamaria voi hyödyntää maksuttomana keskustelutilana.
• Tarjoudu mukaan esiintymään, keskustelemaan tai moderoimaan keskustelua johonkin laajalle yleisölle avoimeen tapahtumaan, jonka aihepiiri liittyy hankkeeseesi ja asiantuntemukseesi (esimerkiksi Kirjamessut, Tieteen Päivät, SuomiAreena).
• Ota yhteyttä toiseen Koneen Säätiön rahoittamaan hankkeeseen, ja järjestä yhteinen tapaaminen, jossa kerrotte toisillenne hankkeistanne.
• Kuvaa hankkeestasi tai siihen liittyvästä aiheesta video ja lataa se YouTubeen. Jaa video sosiaalisessa mediassa. Video voi olla myös luentotaltiointi. Videon voi kuvata myös puhelimen kameralla. Myös podcast on hyvä vaihtoehto, jos sinulla tai työryhmällä on osaamista tuottaa podcast ja jakaa se.
• Voit myös kertoa, millaista näkyvyyttä hanke on tähän mennessä saanut. Näkyvyydellä tarkoitetaan projektilaisten tai ulkopuolisten kirjoituksia tai muita sisältöjä mediassa, julkisia keskustelutilaisuuksia ja muita tapahtumia sekä luentoja ja muita julkisia esiintymisiä.
• Voit valita jonkin muun tavan tehdä hanketta näkyväksi. Jos epäröit, hyväksytäänkö valitsemasi tapa, voit olla yhteydessä Koneen Säätiöön ja varmistaa asian: koneensaatio@koneensaatio.fi.

Loppuraportti

Lähetä loppuraportti säätiölle puolen vuoden kuluessa siitä, kun viimeinen apurahaerä on maksettu. Ole yhteydessä meihin, jos hankkeesi on kesken siinä vaiheessa, kun sinun tulisi raportoida. Voimme sopia silloin lisäaikaa loppuraportille.

Työryhmien ja yhteisöjen raportoinnista vastaa vastuullinen johtaja.

Loppuraportti on toimitettava, vaikka apurahan käyttö myönnettyyn tarkoitukseen olisi toteutunut vain osittain tai ei ollenkaan. Raportin laiminlyöminen vaarantaa vastaiset mahdollisuudet saada apuraha. Voimme myös periä apurahan takaisin.

Raportoinnilla halutaan varmistua siitä, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahojen hakijoiden ja saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden kannalta. Raporteista saadaan myös tärkeää tietoa apurahojen vaikuttavuudesta, ja niiden pohjalta apurahojen myöntämistä voidaan kehittää.

Loppuraportti täytetään apurahojen verkkopalvelussa. Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, jotka olivat käytössä hakemusta tehdessä.

Raporttia ei postiteta säätiöön eikä siihen liitetä kuitteja. Kirjan tekemiseen apurahan saaneiden tulee loppuraportin lisäksi toimittaa valmistunut kirja säätiön toimistoon.

Apurahojen verkkopalvelu

On hyvän tavan mukaista kiittää apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä. Esimerkiksi teoksen nimiön kääntöpuolella, saatesanoissa tai artikkelin alaviitteessä pyydämme mainitsemaan Koneen Säätiön hankkeelle antamasta tuesta.

Toivomme, että rahoittamamme hankkeet käyttävät säätiön tunnusta esimerkiksi painotuotteissa, julkaisuissa tai hankkeen verkkosivuilla.

Haluamme tukea apurahansaajiamme myös kertomalla työstänne. Pidäthän meidät ajan tasalla projektisi etenemisestä sekä hankkeen tuloksista ja tapahtumista. Jaamme mielellämme tietoa viestintäkanavissamme.

Lähetämme kuukausittain Kaivolla-uutiskirjeen, jossa kerromme tulevista ja menneistä tapahtumista sekä muista ajankohtaisista asioista. www.koneensaatio.fi/uutiskirje

Verkkosivustollamme on hanke-esittelyjä tukemistamme hankkeista ja Rohkeus-blogissa (www.koneensaatio.fi | Rohkeat avaukset | Rohkeus-blogi) on kirjoituksia myös apurahansaajiltamme. Jos haluat kirjoittaa, voit olla suoraan yhteydessä viestintäpäällikkö Heljä Franssilaan.

Kun kerrot hankkeestasi sosiaalisessa mediassa, käytä hashtagia #rohkeatekijä, joka kertoo että olet osa Koneen Säätiön rohkeiden apurahansaajien joukkoa.

Jaamme mielellämme hankkeestasi tietoa sosiaalisen kanavissamme. Voit lähettää kuvan ja tekstin osoitteella koneensaatio@koneensaatio.fi tai suoraan viestintään Heljä Franssilalle ja Suvi Korhoselle.

Seuraa meitä:

Facebookissa
Twitterissä
Instagramissa

Suosittelemme, että rahoittamiemme tutkimusten yhteydessä mahdollisesti kerätyt aineistot arkistoidaan jatkokäyttöä varten. Arkistoinnin mahdollisuuksista saa lisätietoa mm. Yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta (FSD).

Suosittelemme, että rahoittamassamme tutkimuksessa saavutetut tulokset saatetaan tietoverkon kautta avoimesti luettaviksi. Avoin saatavuus voidaan toteuttaa tallentamalla julkaisut esimerkiksi oman yliopiston avoimeen julkaisuarkistoon tai academia.edun kaltaiseen laajempaan palveluun.

Tutkimustulokset voidaan myös julkaista sellaisissa tieteellisissä lehdissä, joissa ne tulevat avoimesti saataville. Voimme hankerahoituksen yhteydessä rahoittaa avoimesti saatavilla olevien tieteellisten julkaisujen ns. kirjoittajamaksuja. Tällöin on kuitenkin toivottavaa, että kirjoittajamaksut maksetaan korkealaatuisille julkaisuille, joissa kaikki tieteelliset artikkelit ovat avoimesti luettavissa, eikä sellaisille, jotka perivät myös tilausmaksuja.

Koneen Säätiö ylläpitää taiteilijoille ja tutkijoille tarkoitettua Saaren kartanon residenssiä Mietoisissa. Yksi residenssin asunnoista ja työtiloista on varattu Koneen Säätiön apurahalla työskentelevälle tutkijalle tai tietokirjailijalle. Residenssi sopii hyvin varsinkin tutkimuksen tai käsikirjoituksen viimeisen intensiivisen kirjoitusvaiheen paikaksi. Lisäksi rahoittamamme tutkimusryhmät voivat työskennellä Saaren kartanossa lyhyitä periodeja.

Tutkijat ja tietokirjailijat voivat olla suoraan yhteydessä Saaren kartanon toiminnanjohtaja Leena Kelaan neuvotellakseen residenssissä oleskelusta. Yhteydenotto täytyy tehdä viimeistään kuukautta ennen jakson alkamista.

Huom. Erillinen matka-apurahahaku on päättynyt 1.11.2016. Apurahoja matkoihin haetaan vuosittaisen apurahahaun yhteydessä.

Koneen Säätiön apurahansaajat voivat varata ilmaiseksi käyttöönsä noin 60 neliön tilan Tehtaankadulta Helsingistä. Tilassa voi järjestää esimerkiksi seminaarin tai keskustelutilaisuuden, hankkeen palaverin tai verkostoitumistilaisuuden. Yleisesti Kamarin varaamisen ehtona on, että järjestettävä tilaisuus liittyy Koneen Säätiön tukemaan hankkeeseen, jonka työskentely on käynnissä.

Kamarin varustelu:

• n. 60m2 huoneisto, jossa n. 30 henkilöä vetävä esityssali
• vapaasti muunneltava tila, jossa tuoleja 30 kpl ja muutama pöytä
• esityskone, videoprojektori, äänentoisto, kanavanvaihdin ym.
• kahvinkeitin, vedenkeitin, mikroaaltouuni, jääkaappi, astioita ja siivousvälineitä

Tila ei ole esteetön. Talossa on hissi, mutta myös portaita. Esteetöntä kulkua tarvitsevien tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon hyvissä ajoin.

Kamari sijaitsee kerrostalossa, joten tilaisuudet eivät saa aiheuttaa melu- tai muuta haittaa muille kerrostalon asukkaille. Tilassa tulee noudattaa kaikkia säätiön ja taloyhtiön antamia ohjeita.

Kamarin voi varata vähintään yhdeksi tunniksi ja enintään yhdeksi päiväksi kerrallaan. Varauksia voi tehdä useammille päiville, mutta viikon aikana Kamarin voi varata käyttöön maksimissaan kahdeksi päiväksi. Varaa aikaa myös Kamarin siivoamiselle tilaisuutesi päätteeksi.

Varauspyyntö Kamariin tehdään alla olevasta linkistä löytyvällä ajanvarauskalenterilla. Varaus astuu voimaan, kun olemme vahvistaneet varauksen sähköpostilla. Vahvistamme varauksen viikon sisällä varauksen lähettämisestä ja annamme vahvistusviestissä ohjeet Kamarin käyttöön liittyen.

Ajanvarauskalenteriin

Järjestämme apurahansaajille vuosittain koulutuksia, työpajoja ja mentorointia. Koulutusten ja mentoroinnin tavoitteena on antaa erilaisia välineitä ja tukea oman työskentelyn kehittämiseen. Toivomme apurahansaajiamme aktiivisesti mukaan Kaivo-keskusteluihimme: olemaan yhdessä, jakamaan ja keskustelemaan eri alojen osaajien kanssa. Seuraa koulutus- ja tapahtumatarjontaa nettisivujemme kalenterista, uutiskirjeestämme ja sosiaalisessa mediassa.

Voinko työskennellä henkilökohtaisella kuukausiapurahalla osa-aikaisesti?

Maksamme henkilökohtaisia kuukausiapurahoja täysipäiväiseen työskentelyyn. On mahdollista maksaa myös pienempää kuukausiapurahaa (25 %, 50 % tai 75 % täydestä apurahasta) osa-aikaiseen työskentelyyn. Jos apuraha on myönnetty 100% ja toivot apurahan muutosta osa-aikaiseksi, esitä perustelut muutokselle maksatuspyynnössä.

Työryhmän kokoonpano on muuttunut, kuinka sovin uudesta budjetista Koneen Säätiön kanssa?

Apuraha on nostettava myönnön mukaisesti. Perustelluista syistä apurahaan voidaan tehdä muutoksia, mutta siitä tulee aina sopia hyvissä ajoin säätiön toimiston kanssa. Esitä sähköpostilla alkuperäinen myöntö, muutos ja perustelut muutokselle. Muutokset käsitellään yleensä säätiön johtokunnan tai hallituksen kokouksissa.

Tarvitsen apurahastani todistuksen.

Apurahan myöntökirje käy usein myös todistuksesta. Jos apurahansaaja tarvitsee todistuksen apurahan maksatuksesta, tulee hänen olla yhteydessä säätiön toimistoon sähköpostitse (koneensaatio@koneensaatio.fi). Ilmoita sähköpostissa apurahan hakija ja myöntövuosi.

Olen sairaslomalla. Miten se vaikuttaa apurahaani?

Ole viipymättä yhteydessä säätiön toimistoon ja jos mahdollista, keskeytä apurahasi maksatus verkkopalvelun kautta. Apurahaa ei voi maksaa, jos apurahansaaja on sairaslomalla.

Kuinka muut kulut maksetaan?

Muut kulut maksamme yhdessä erässä vuosittain hankkeen johtajan ilmoittamalle tilille. Yleensä muut kulut maksetaan yhdistyksen, yliopiston tai muun yhteisön tilille. Muut kulut voi nostaa myös kerralla esimerkiksi hankkeen johtajan tilille. Jos muut kulut nostetaan henkilökohtaiselle tilille, tulee huomioida verottajan vaatimukset asian suhteen, esimerkiksi kuitit on hyvä säästää verottajaa varten.