Apurahansaajalle

Miten toimia, kun koronaviruspandemia on sotkenut hankkeen suunnitelmat tavalla tai toisella? Hyvin lyhyessä ajassa moni teistä on joutunut yllättäen toteamaan, ettei hanke voikaan toteutua suunnitellusti ja mahdollisesti suurikin työ valuu nyt hukkaan. Ymmärrämme hyvin pettymystä ja huolta, joita muuttuneet suunnitelmat aiheuttavat.  

Tässä tilanteessa pyrimme joustamaan tavallistakin enemmän eli apurahaa voidaan pääsääntöisesti maksaa, vaikka hankkeessa olisi suuriakin muutoksia epidemian vuoksi. 

Tässä pikaohjeet, miten toimit, kun koronaviruspandemia vaikuttaa hankkeeseesi: 

• Toivomme, että hankkeissa toimijoita ei jätetä ilman korvausta, jos säätiö on myöntänyt rahoituksen. 
• Jos tutkimustyötä tai taiteellista työtä ei voi tehdä nykytilanteessa, voit harkita suunnitelman muokkaamista vastaamaan nykyolosuhteita. Voit esittää vaihtoehtoisen tavan käyttää myönnetty apuraha, jos koronaviruspandemia estää hankkeesi toteutumisen alkuperäisen suunnitelman mukaan. Ilmoita muutoksista apurahajärjestelmässä tai meilitse (ennen vuotta 2018 myönnetyt).  
• Jos olet menettänyt matka-, konferenssi- tai tuotantokuluja koronaviruspandemian vuoksi, suosittelemme ottamaan yhteyttä siihen tahoon, jolle maksut on maksettu ja selvittämään yhdessä vaihtoehtoja. Muistathan hyödyntää myös mahdollisen vakuutuksesi. Koneen Säätiö ei peri takaisin myönnettyjä apurahoja, jos joudut perumaan matkan, esityksen tai tapahtuman, ja kulut jäävät hankkeesi maksettaviksi. Voit ilmoittaa menetetyt kulut väli- tai loppuraportissa. 
• Hankkeiden osalta, joihin koronaviruspandemian vaikuttaa, pidennämme rahoituksen käyttökautta kuudella kuukaudella. Ilmoitathan säätiöön, mikäli käyttöajan pidennykselle on tarvetta. 
• Pidäthän kirjaa koronapandemian aiheuttamista ansionmenetyksistä.  
• Noudata kaikessa matkustamiseen ja tapahtumien järjestämiseen liittyvässä päätöksenteossa Suomen hallituksen (tai asuin/kohdemaasi viranomaisten) ohjeistusta. Suosittelemme ennakoimaan sitä, ettei koronaviruspandemia ole välttämättä ohi niin nopeasti kuin nykyinen ohjeistus olettaa.  

• Tiedehankkeet voivat ottaa yhteyttä suoraan tiedejohtaja Kalle Korhoseen sähköpostitse (tai puhelimitse). Käytännön kysymyksissä auttavat apuraha-asiantuntijamme: koneensaatio@koneensaatio.fi, 09 260 0617 (ma-to klo 11–15). 

Koneen Säätiöön ei tarvitse ilmoittaa, jos otat myönnetyn apurahan vastaan. Mikäli et kuitenkaan pysty vastaanottamaan myönnettyä apurahaa, tulee sinun ilmoittaa siitä meille mahdollisimman pian.

Koneen Säätiön apuraha on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon se myönnetty.

Apurahojen käyttökaudet ovat:

• Yksivuotiset apurahat: kolme vuotta myöntämispäivästä
• Kaksivuotiset apurahat: neljä vuotta myöntämispäivästä
• Kolmivuotiset apurahat: viisi vuotta myöntämispäivästä
• Nelivuotiset apurahat: kuusi vuotta myöntämispäivästä

Käyttökauden pidennyksestä voidaan neuvotella, jos maksaminen keskeytyy asevelvollisuuden, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetyn vanhempainloman tai sairausloman vuoksi.

Muutokset

Jos hankkeen sisältö, työryhmän kokoonpano tai muu oleellinen osa hankkeessa muuttuu, on apurahan saajan (yksilöapurahat) tai hankkeen vastuullisen johtajan (yhteisöjen ja työryhmien apurahat) sovittava muutoksista säätiön kanssa tekemällä muutospyyntö verkkopalvelussa. Muutospyyntö käsitellään noin kuukauden sisällä sen saapumisesta. Jos apuraha on myönnetty vuonna 2017 tai aiemmin, lähetä muutospyyntö sähköpostitse.

Keskeyttäminen

Jos sinulle myönnetään muu rahoitus tai siirryt palkkatyöhön, ilmoita siitä välittömästi säätiölle. Vastaavasti myös asevelvollisuudesta, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetetystä vanhempainlomasta tai sairauslomasta on ilmoitettava viipymättä. Tällaisissa tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään, ja apuraha maksetaan myöhemmin.

Mela-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Mela-sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi. Lisätietoa sairauspäivärahasta löydät Melasta.

Vähäisen, apurahan tarkoitukseen liittyvän ansiotyön vuoksi apurahan maksatusta ei katkaista, mutta asiasta tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon. Vuosiapurahaa saava voi pitää vuosittain noin kuukauden kestävän loman ilman apurahamaksun keskeyttämistä.

Jos apurahansaaja laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, voidaan Koneen Säätiön apuraha perua tai periä takaisin.

Peruminen

Apuraha, jota ei ole käytetty käyttökauden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen.

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

 

Yhteisön tai työryhmän vastuullisen johtajan rooli

Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnöt tekee hankkeen vastuullinen johtaja. Apurahan muut kulut maksetaan vastuullisen johtajan osoittamalle tilille. Vastuullinen johtaja vastaa myös mahdollisten muutospyyntöjen lähettämisestä säätiöön hankkeen sisällön tai työryhmän kokoonpanon muuttuessa. Johtaja vastaa myös hankkeen loppuraportin lähettämisestä sekä monivuotisissa hankkeissa väliraportin tai väliraporttien lähettämisestä.

Johtajan vastuulla on kertoa työryhmälle, mistä saa lisätietoa apurahojen MYEL-vakuutuksesta sekä verotuksesta. Vastuullinen johtaja huolehtii siitä, että rahoitus käytetään siihen tarkoitukseen mihin se on myönnetty. Hänen on toimittava asiallisesti ja oikeudenmukaisesti.

Apurahan saa maksuun tekemällä maksatuspyynnön viimeistään maksukuukautta edeltävän kuun 16. päivä. Koneen Säätiön toimisto on suljettuna vuosittain heinäkuussa, jolloin maksatuspyyntöjä tai muutospyyntöjä ei käsitellä. Jo saapuneet maksatuspyynnöt lähtevät kuitenkin normaalisti maksuun myös heinäkuussa.

Kuukausiapurahan  ja muiden kulujen maksaminen

Apuraha maksetaan aina myönnön mukaisesti. Henkilökohtaista kuukausiapurahaa maksetaan niinä kuukausina, joina työskennellään apurahamyönnön mukaisissa tehtävissä. Kokoaikaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Muut kulut maksamme vuosittain ensisijaisesti yhdessä erässä apurahansaajan tai hankkeen vastuullisen johtajan ilmoittamalle tilille.

Maksamme apurahat kerran kuukaudessa viimeistään kuun kolmantena arkipäivänä. Hankkeen johtajan tulee lähettää maksatuspyynnöt koko hankkeen osalta verkkopalvelussa.

Maksatuspyynnön tekeminen

Maksatuspyyntö lähetetään verkkopalvelussa. Kirjautumista varten tarvitset myöntökirjeen mukana lähetetyn vahvistuskoodin. Apurahan saa maksuun tekemällä maksatuspyynnön viimeistään maksukuukautta edeltävän kuukauden 16. päivä. Suosittelemme tekemään maksatuspyynnöt kerralla mahdollisimman pitkälle ajalle. Jos maksuaikatauluun tulee muutoksia, voit muokata jo lähettämääsi pyyntöä myöhemmin. Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnöt tekee hankkeen vastuullinen johtaja. Vastuullinen johtaja vastaa myös mahdollisten muutosten ilmoittamisesta säätiöön sekä hankkeen väli- ja loppuraportin lähettämisestä. Väliraportti koskee ainoastaan monivuotisia hankkeita.

Apurahojen verkkopalvelu

HUOM! Järjestelmäuudistuksen takia Koneen Säätiöllä on väliaikaisesti käytössä samanaikaisesti kaksi eri verkkopalvelua.

Jos apuraha on myönnetty vuonna 2018 tai sen jälkeen, kirjaudu sisään täällä.

Jos apuraha on myönnetty vuosina 2014-2017, kirjaudu sisään täällä.

Henkilökohtaisten kuukausiapurahojen maksu

Kuukausiapurahat maksetaan suoraan niiden saajille. Jokaiselle työryhmän jäsenelle tulee tehdä erillinen maksatuspyyntö. Maksatuspyynnön pakolliset tiedot ovat apurahansaajan nimi, tilinumero, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite ja maksuaikataulu. Apuraha voidaan maksaa myös ulkomaiselle tilille.

Muiden kulujen maksu

Muista kuluista tehdään erillinen maksatuspyyntö. Muut kulut maksetaan ensisijaisesti yhdessä erässä vuosittain hankkeen vastuullisen johtajan ilmoittamalle tilille. Jos mahdollista, muut kulut maksetaan Y-tunnuksellisen yhteisön tilille, jolloin maksatuspyynnössä tulee olla Y-tunnus, viite ja yhteisön yhteystiedot.

Jos kulujen maksuerä yksityishenkilön tilille on 4000€ tai enemmän, tulee maksatuspyynnön perustelut-kenttään lisätä selvitys kulujen käytöstä. Apurahansaajan tulee säilyttää kuluihin liittyvät tositteet vähintään siihen asti, kun loppuraportti on hyväksytty. Verottajalle tositteita on mahdollisesti säilytettävä pidempään.

Vastuullisen johtajan velvollisuus on ilmoittaa työryhmän jäsenten tiedot Melaan ja informoida työryhmää verotuksesta.

Apurahan sosiaaliturva

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 12-15 % työskentelyapurahan määrästä.

Ilmoitamme Melalle sellaiset luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (3 900 euroa vuonna 2019). Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi. Työryhmän tai hankkeen vastuullisen johtajan velvollisuus on ilmoittaa ryhmän jäsenten tiedot Melaan.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutukset suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle.

Apurahansaaja on velvollinen ilmoittamaan muutoksista Melaan.

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta.

Apurahan verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (20 728,44 € vuonna 2019) saakka.

Apurahansaaja ei toimita säätiölle verokorttia eikä säätiö tee maksetuista apurahoista ennakonpidätystä, vaikka kalenterivuonna maksetun apurahan suuruus ylittäisikin verovapaan apurahan määrän.

Lähetämme vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle. Apurahansaajan itsensä tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta.

Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Lisätietoa apurahojen verotuksesta löydät Verohallinnon sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan nettisivuilta.

Väliraportti

Monivuotisen rahoituksen saaneiden apurahansaajien tulee toimittaa säätiölle vuosittainen väliraportti. Väliraportointi tehdään kuukauden sisällä kunkin apurahavuoden päättymisestä. Huomioithan, että raportointiaika lasketaan maksatuksen alkamisesta, eikä kalenterivuoden alusta. Ilman väliraporttia apurahan maksamista ei voida jatkaa. Hankkeiden ja työryhmien raportoinnista vastaa vastuullinen johtaja.

Väliraportoinnin päätavoitteita säätiön kannalta on olla vuorovaikutuksessa hankkeen työryhmän kanssa ja seurata hankkeen edistymistä. Apurahansaajalle se taas antaa hyvän tilaisuuden tehdä hanketta näkyväksi siitä kiinnostuneille kohderyhmille.

Väliraportti lähetetään apurahojen verkkopalvelussa. Raporttia ei voi toimittaa säätiöön postitse, eikä siihen tule lisätä kuitteja.

Lomakkeessa kerrot tavasta, jolla haluat tehdä hanketta näkyväksi omaa ammatillista lähipiiriä tai organisaatiota laajemmalle yleisölle. Valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista:

• Mieti, mikä hankkeessa voi kiinnostaa mediaa ja kirjoita hankkeesta uutisoiva tiedote. Hyödynnä tiedottamisessa katto-organisaatiosi viestinnän asiantuntijoita ja kanavia, kuten esimerkiksi yliopiston viestintäyksikköä, tai käytä omaa jakelulistaa.
• Kirjoita tekstistä artikkeli tai blogiteksti ja tarjoa sitä johonkin yleisjulkaisuun. Koneen Säätiön Rohkeus-blogi on yksi mahdollinen julkaisukanava.
• Järjestä hankkeesta tai johonkin siihen läheisesti liittyvästä näkökulmasta keskustelutilaisuus tai jokin muu yleisölle avoin tilaisuus, kuten klubi, luento tai työpaja. Kutsu tilaisuuteen yleisöä oman lähipiirin ulkopuolelta. Koneen Säätiön Kamaria tai Lauttasaaren kartanon pihapiirin Punaisen huvilan yhteisötilaa voi hyödyntää maksuttomana keskustelutilana.
• Tarjoudu mukaan esiintymään, keskustelemaan tai moderoimaan keskustelua johonkin laajalle yleisölle avoimeen tapahtumaan, jonka aihepiiri liittyy hankkeeseesi ja asiantuntemukseesi. Tällaisia ovat esimerkiksi Kirjamessut, Tieteen Päivät ja SuomiAreena.
• Ota yhteyttä toiseen Koneen Säätiön rahoittamaan hankkeeseen ja järjestä yhteinen tapaaminen, jossa kerrotte toisillenne hankkeistanne.
• Kuvaa hankkeestasi tai siihen liittyvästä aiheesta video ja lataa se YouTubeen. Jaa video sosiaalisessa mediassa. Video voi olla myös luentotaltiointi. Videon voi kuvata myös puhelimen kameralla. Podcast on myös hyvä vaihtoehto, jos sinulla tai työryhmälläsi on osaamista tuottaa podcast ja jakaa sitä eteenpäin.
• Voit myös kertoa, millaista näkyvyyttä hanke on tähän mennessä saanut. Näkyvyydellä tarkoitetaan hankkeeseen liittyviä työryhmän jäsenten tai ulkopuolisten henkilöiden tuottamia kirjoituksia ja muita sisältöjä mediassa. Näkyvyyttä ovat myös julkiset keskustelutilaisuudet ja muut tapahtumat sekä luennot ja muut julkiset esiintymiset.
• Voit valita myös jonkin muun tavan tehdä hanketta näkyväksi. Jos epäröit, hyväksytäänkö valitsemasi tapa, voit varmistaa asian ottamalla yhteyttä Koneen Säätiöön.

Loppuraportti

Lähetä loppuraportti säätiölle puolen vuoden kuluessa siitä, kun viimeinen apurahaerä on maksettu. Olethan yhteydessä meihin, mikäli hankkeesi on raportointivaiheessa vielä kesken, jotta voimme sopia lisäaikaa loppuraportille.

Työryhmien ja yhteisöjen raportoinnista vastaa vastuullinen johtaja.

Loppuraportti on toimitettava, vaikka apurahan käyttö myönnettyyn tarkoitukseen olisi toteutunut vain osittain tai ei ollenkaan. Raportin laiminlyöminen vaarantaa vastaiset mahdollisuudet saada apuraha. Voimme myös periä apurahan takaisin.

Raportoinnilla halutaan varmistua siitä, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahojenhakijoiden ja -saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden toteutumisen kannalta. Raporteista saadaan myös tärkeää tietoa apurahojen vaikuttavuudesta, ja niiden pohjalta apurahojen myöntämistä voidaan kehittää.

Loppuraportti täytetään apurahojen verkkopalvelussa. Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, jotka olivat käytössä hakemusta tehdessä.

Raporttia ei voi postittaa säätiöön eikä siihen tule liittää kuitteja. Jos olet saanut apurahan kirjan tekemistä varten, tulee sinun toimittaa loppuraportin lisäksi myös valmistunut kirja säätiön toimistoon.

Loppuraportin kysymyslomakkeen kohdat:

• Kuvaus: kerro hankkeesta ja apurahalla tehdystä työstä.
• Miten hyvin asetetut tavoitteet toteutuivat?
• Mikä onnistui erityisen hyvin, mitä ongelmia kohtasitte?
• Miten myönnetty rahoitus pääpiirteittäin käytettiin?
• Mitä hyvää ja huonoa sisältyi tähän rahoitusmuotoon?
• Saatiinko hankkeelle muuta rahoitusta? Jos saatiin, mitä?
• Mahdolliset Koneen Säätiön apurahalla laaditut tieteelliset ja yleistajuiset julkaisut
• Palaute Koneen Säätiölle

Apurahojen verkkopalvelu

Apurahojen verkkopalvelu 1: Ennen vuotta 2018 myönnetyt apurahat: Kirjaudu sisään täällä.

Apurahojen verkkopalvelu 2: Vuonna 2018 tai sitä myöhemmin myönnetyt apurahat: Kirjaudu sisään täällä.

Säätiö kehottaa tutkimusrahoituksen saajia noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja tiedeyhteisön yhdessä laatimia eettisiä ohjeita.

Suosittelemme, että rahoittamiemme tutkimusten yhteydessä mahdollisesti kerätyt aineistot arkistoidaan jatkokäyttöä varten. Arkistoinnin mahdollisuuksista saa lisätietoa muun muassa Yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta (FSD).

Suosittelemme myös, että rahoittamassamme tutkimuksessa saavutetut tulokset saatetaan tietoverkon kautta avoimesti luettaviksi. Avoin saatavuus voidaan toteuttaa tallentamalla julkaisut esimerkiksi oman yliopiston avoimeen julkaisuarkistoon tai Researchgaten ja Academia.edun kaltaiseen laajempaan palveluun.

Tutkimustulokset voidaan myös julkaista sellaisissa tieteellisissä lehdissä, joissa ne tulevat avoimesti saataville. Voimme hankerahoituksen yhteydessä rahoittaa avoimesti saatavilla olevien tieteellisten julkaisujen nk. kirjoittajamaksuja. Toivomme kuitenkin, että kirjoittajamaksut maksetaan sellaisille korkealaatuisille julkaisuille, joissa kaikki tieteelliset artikkelit ovat avoimesti luettavissa ilman tilausmaksuja.

On hyvän tavan mukaista kiittää apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä. Esimerkiksi teoksen nimiön kääntöpuolella, saatesanoissa tai artikkelin alaviitteessä pyydämme mainitsemaan tuesta, jonka Koneen Säätiö on hankkeelle antanut. Sanamuoto on vapaasti valittavissa.

Toivomme, että rahoittamamme hankkeet käyttävät säätiön tunnusta esimerkiksi painotuotteissa, julkaisuissa tai hankkeen verkkosivuilla. Voit ladata logon tarvitsemassasi muodossa ja haluamallasi kielellä tästä. Saaren kartanon residenssin logot löydät täältä.

Järjestämme apurahansaajille vaihtelevilla teemoilla koulutuksia ja muita mahdollisuuksia vertaisoppimiseen. Koulutusten ja mentoroinnin tavoitteena on antaa välineitä ja tukea oman työskentelyn kehittämiseen sekä mahdollisuuksia verkostoitumiseen.

Perustamme keväisin vertaismentoroinnin ryhmiä, joissa apurahansaajat saavat ja antavat tukea matalalla kynnyksellä – toisilleen tasavertaisina keskustelukumppaneina.

Tiedotamme koulutustarjonnasta apurahansaajien omissa Apurahat + -uutiskirjeissä.

Säätiöllä on Helsingissä kaksi apurahansaajien maksuttomasti varattavaa tilaa. Kamari Punavuoressa on luova tila hankkeiden kokoontumiseen, keskustelutilaisuuksiin tai pieniin seminaareihin. Punaisen huvilan yhteisötila Lauttasaaressa on varattavissa ennen kaikkea pienimuotoisiin avoimiin yleisötilaisuuksiin.

Kamari

Kamari on 60 neliömetrin kokoinen tila, joka sopii erinomaisesti esimerkiksi seminaarin, keskustelutilaisuuden, hankkeen palaverin tai verkostoitumistilaisuuden järjestämiseen. Kamarin voi varata, jos järjestettävä tilaisuus liittyy Koneen Säätiön tukemaan hankkeeseen, jonka työskentely on käynnissä. Kamari sijaitsee Tehtaankadulla Helsingissä.

Kamarin varustelu:

• 60m2 huoneisto, jossa on noin 30 henkilölle sopiva esityssali
• vapaasti muunneltava tila, jossa on 30 tuolia sekä muutama pöytä
• esityskone, videoprojektori, äänentoisto, kanavanvaihdin ym.
• kahvinkeitin, vedenkeitin, mikroaaltouuni, jääkaappi, astioita ja siivousvälineitä

Tila ei ole esteetön. Talossa on hissi, mutta kulkureiteillä on myös portaita. Esteetöntä kulkua tarvitsevien tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon hyvissä ajoin.

Kamari sijaitsee kerrostalossa, joten tilaisuudet eivät saa aiheuttaa melu- tai muuta haittaa kerrostalon asukkaille. Tilassa tulee noudattaa kaikkia säätiön ja taloyhtiön antamia ohjeita.

Kamarin voi varata vähintään yhdeksi tunniksi ja enintään yhdeksi päiväksi kerrallaan. Varauksia voi tehdä useammille päiville, mutta viikon aikana Kamarin voi varata käyttöön korkeintaan kolmeksi päiväksi. Varaathan aikaa myös Kamarin siivoamiselle tilaisuutesi päätteeksi.

Varauspyyntö Kamariin tehdään ajanvarauskalenterissa. Varaus astuu voimaan, kun olemme vahvistaneet varauksen sähköpostilla. Vahvistamme varauksen viikon sisällä varauksen lähettämisestä. Vahvistusviestissä saat ohjeet Kamarin käyttöön.

Punaisen huvilan yhteisötila

Lauttasaaren kartanon pihapiirissä sijaitsevan Punaisen huvilan yhteisötilan voi varata kaikille avoimeen toimintaan huvilan tiloissa toimivan Kahvila Puhurin aukioloaikoina. Tilan voit varata käyttöösi ajanvarauskalenterista. Varauksen kesto voi olla enintään yhden päivän.

Yhteistötilan varustelu:

• 20m2 tila, joka soveltuu parhaiten n. 20 henkilön tilaisuuksiin
• vapaasti muunneltava tila, jossa on 20 jakkaraa ja 4 pöytää
• esityskone, videoprojektori ja äänentoisto
• Kahvila Puhuri palvelee osallistujia

Säätiön apurahansaajille järjestetään pääsääntöisesti kuun ensimmäisenä perjantaina yhteisöllinen työskentelymahdollisuus, Moffice (manor + office). Mofficet pidetään Lauttasaaren kartanossa.

Kartanon alakerran sali toimii jaettuna työskentelytilana, jossa kukin tekee omaa työtään. Tilarakenteeltaan sali on avo- tai monitila ja soveltuu parhaiten hiljaiseen työskentelyyn. Työtä tehdään hiljaisuudessa 45 minuuttia kerrallaan, jonka jälkeen pidetään yhteinen 15 minuutin tauko. Työjaksot alkavat aina tasatunnein. Tauon aikana voi tulla ja mennä vapaasti. Käytössä on wifi, pöytäpaikkoja sekä säkkituoleja.

Lounaalla voi käydä Kahvila Puhurissa. Kartanolla on tarjolla kahvia ja teetä taukojen aikana.

Ilmoittaudu säätiön verkkosivujen tapahtumakalenterissa.

Rohkeat tekijät -tilaisuudet tarjoavat apurahansaajille mahdollisuuden järjestää yleisölle avoimia tapahtumia, kuten keskusteluja ja seminaareja, Lauttasaaren kartanon tiloissa. Samalla tieteellinen tutkimus ja taide tavoittavat erilaisia yleisöjä myös tiede- ja taidekentän ulkopuolelta. Päävastuu tapahtumista on järjestäjillä, mutta säätiö tarjoaa apua tapahtumatuotannossa ja -viestinnässä.

Lue tapahtumatuotannon ja -viestinnän ohjeet Rohkeat tekijät -tapahtumien järjestäjille täältä.

Koneen Säätiön rahoittamat tutkijat ja tietokirjailijat voivat työskennellä Saaren kartanon residenssissä Mynämäellä, Varsinais-Suomessa. Talvisaikaan yksi asunto ja työtila on varattu residenssitutkijalle. Säätiön tukemat tutkimushankkeet voivat myös kokoontua kartanon päärakennukseen lyhyille intensiivijaksoille. Residenssityöskentelyn kesto on pääsääntöisesti kaksi kuukautta.

Työskentelyjakso residenssissä edellyttää akateemisessa kontekstissa tehtävää tutkimusta. Tähän lasketaan myös taiteellinen tutkimus esimerkiksi Taideyliopistossa tai Aalto-yliopistossa. Taiteilijat, joiden työssä on tutkiva ote, mutta joiden työ ei asetu akateemiseen kontekstiin, eivät valitettavasti kuulu tutkijoille tarkoitetun residenssipaikan piiriin. Taiteilijat voivat hakea residenssijaksoa vuosittaisessa residenssihaussa.

Tutkijahausta residenssiin tiedotetaan Apurahat + -uutiskirjeessä. Lisätietoja antaa Saaren kartanon toiminnanjohtaja Leena Kela.

Haluaisitko kysyä asioista, jotka liittyvät tutkimushankkeesi edistymiseen, varojen käyttöön, raportointiin tai viestintään? Säätiön johtaja, tiedejohtaja ja viestintäpäällikkö järjestävät vastaanottoja, jolloin heitä voi tavata joko kasvokkain Lauttasaaren kartanossa tai heidän kanssaan voi keskustella puhelimitse. Vastaanottoajoista tiedotetaan säätiön verkkosivujen etusivun tapahtumakalenterissa, Apurahat + -uutiskirjeessä ja sosiaalisessa mediassa.

Järjestämme Lauttasaaressa vuoden aikana paljon erilaista puheohjelmaa, johon toivomme apurahansaajiamme aktiivisesti mukaan jakamaan ajatuksia ja keskustelemaan eri alojen osaajien kanssa. Seuraa tapahtumatarjontaa säätiön verkkosivujen kalenterista, uutiskirjeestämme sekä sosiaalisen median kanavistamme.

Kätevin keino pysyä ajan tasalla säätiön apurahansaajille tarjoamista palveluista, tilaisuuksista ja muista uutisista on seurata uutiskirjettämme. Apurahansaajanamme saat kuukausittain Apurahat+ -uutiskirjeen sekä noin kuusi kertaa vuodessa Kaivolla-uutiskirjeen. Voit tilata apurahansaajien oman Apurahat+ -uutiskirjeen täältä ja Koneen Säätiön Kaivolla-uutiskirjeen täältä.

Apurahansaajien työn näkyväksi tekeminen on osa Apurahat + -ohjelmaa. Tuemme apurahansaajien viestintäosaamisen kehittämistä tarjoamalla koulutusta alan parhaiden osaajien johdolla, minkä lisäksi kerromme apurahansaajiemme työstä säätiön omissa juttusarjoissa.

Säätiö ei edellytä hankkeilta viestintää. Viestiminen on kuitenkin hyödyksi hankkeelle ja sen tekijöille, ja on siksi työpanoksen arvoinen.

Kun ryhdyt suunnittelemaan hankkeesi viestintää, kannattaa aivan aluksi tehdä viestintäsuunnitelma, jossa pohdit seuraavia asioita:

• Tavoite: Mitä haluat saavuttaa viestinnällä?
• Kohderyhmät: Keiden on tärkeää kuulla hankkeestasi?
• Viesti: Mikä on hankkeessasi tärkeää? Onko siinä uutinen, jonka haluat jakaa?
• Kanavat: Mitä kanavia haluat käyttää ja mitä sinulla on jo käytössäsi? Tarvitsetko verkkosivustoa vai hoituuko viestintä sosiaalisessa mediassa? Jos laadit tiedotteen, lähetä aiheeseen erikoistuneelle toimittajalle myös sähköposti tai soita hänelle. Ole itse tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen tai muun yhteydenoton jälkeen.
• Aikataulu: Missä vaiheessa kerrot hankkeesi käynnistymisestä, entä tuloksista? Älä viesti vain lopputuloksesta vaan myös välivaiheista!
• Visuaalisuus: Miltä projektisi näyttää? Millaisia valo- tai kuvituskuvia hankkeestasi saisi omaan viestintääsi tai median viestintään. Voidaanko infografiikalla visualisoida tuloksia?
• Vastuut: Työryhmän jäsenten keskinäisestä työnjaosta sopiminen on tärkeää. Miettikää yhdessä, miten jaatte viestintävastuuta ja muistakaa resursoida viestintään käytetty aika työsuunnitelmaanne. Viestinnän toteuttamiseen tarvitaan aikaa.
• Jos mahdollista, pyri viestimään hankkeestasi oman organisaatiosi, esimerkiksi yliopiston kanavissa. Hyödynnä myös henkilökohtaista sosiaalista mediaasi, esimerkiksi Facebookia, Twitteriä ja Instagramia.

Pidäthän myös säätiön viestintää ajan tasalla kuulumisistasi. Kun kerrot hankkeestasi sosiaalisessa mediassa, käytä aihetunnistetta #rohkeatekijä, joka kertoo, että olet osa Koneen Säätiön rohkeiden apurahansaajien joukkoa.

Voit hyödyntää apurahansaajien omaa Rohkeus-blogia verkkosivustollamme hankkeestasi kertomiseen.

Sovi kirjoituksesi julkaisuaikataulusta osoitteessa koneensaatio@koneensaatio.fi viimeistään neljä viikkoa ennen valmiin tekstin lähettämistä. Aikataulun saatuasi voit toimittaa meille noin 5000 merkin mittaisen tekstisi, jossa on otsikko, tekstin kontekstualisoiva ingressi, mahdolliset väliotsikot sekä ainakin yksi vaakakuva, johon sinulla on käyttöoikeus. Lisää mukaan myös lyhyt esittely itsestäsi.

Voinko työskennellä henkilökohtaisella kuukausiapurahalla osa-aikaisesti?

Maksamme henkilökohtaisia kuukausiapurahoja täysipäiväiseen työskentelyyn. On mahdollista maksaa myös pienempää kuukausiapurahaa (25 %, 50 % tai 75 % täydestä apurahasta) osa-aikaiseen työskentelyyn. Jos apuraha on myönnetty 100% ja toivot apurahan muutosta osa-aikaiseksi, esitä perustelut muutokselle maksatuspyynnössä.

Työryhmän kokoonpano on muuttunut, kuinka sovin uudesta budjetista Koneen Säätiön kanssa?

Apuraha on nostettava myönnön mukaisesti. Perustelluista syistä apurahaan voidaan tehdä muutoksia, mutta siitä tulee aina sopia hyvissä ajoin säätiön toimiston kanssa. Jos hankkeen sisältö, työryhmän kokoonpano tai muu oleellinen osa hankkeessa muuttuu, on apurahan saajan (yksilöapurahat) tai hankkeen vastuullisen johtajan (yhteisöjen ja työryhmien apurahat) sovittava muutoksista säätiön kanssa tekemällä muutospyyntö verkkopalvelussa. Muutospyyntö käsitellään noin kuukauden sisällä sen saapumisesta. Jos apuraha on myönnetty vuonna 2017 tai aiemmin, lähetä muutospyyntö sähköpostilla säätiöön.

Tarvitsen apurahastani todistuksen.

Apurahan myöntökirje käy usein myös todistuksesta. Henkilökohtaisen todistuksen apurahojen maksatusaikataulusta voi ladata PDF-tiedostona apurahan maksatuspyyntö-sivulta. Työryhmän jäsenet voivat pyytää todistuksen hankkeen johtajalta. (Vuonna 2018 tai myöhemmin myönnetyt apurahat).

Jos apurahansaaja, jonka apuraha on myönnetty vuonna 2017 tai aiemmin, tarvitsee todistuksen apurahan maksatuksesta, tulee hänen olla yhteydessä säätiön toimistoon sähköpostitse. Ilmoita sähköpostissa apurahan hakija ja myöntövuosi.

Olen sairauslomalla. Miten se vaikuttaa apurahaani?

Ole viipymättä yhteydessä säätiön toimistoon ja jos mahdollista, keskeytä apurahasi maksatus verkkopalvelun kautta. Apurahaa ei voida maksaa, jos apurahansaaja on sairauslomalla.

Kuinka muut kulut maksetaan?

Maksamme muut kulut vuosittain yhdessä erässä hankkeen johtajan ilmoittamalle tilille. Yleensä muut kulut maksetaan yhdistyksen, yliopiston tai muun organisaation tilille.  Jos muut kulut nostetaan hankkeen johtajan henkilökohtaiselle tilille, voi yksittäinen maksuerä olla korkeintaan 4000 €, minkä lisäksi tulee huomioida kuittien säilyttäminen verottajaa varten. Säätiöön ei lähetetä kuitteja kuluapurahan kuluosuuksista.