Apurahan maksaminen, sosiaaliturva ja verotus

KUUKAUSIAPURAHAN JA MUIDEN KULUJEN MAKSAMINEN

Henkilökohtaista kuukausiapurahaa maksetaan niinä kuukausina, joina työskennellään apurahamyönnön mukaisissa tehtävissä. Kokoaikaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Henkilökohtaiset kuukausiapurahat maksetaan suoraan niiden saajille.

Maksatuspyynnöllä pyydetään maksuun myös kulurahoitus. Kulurahoitus maksetaan ensisijaisesti vastuuhenkilön ilmoittamalle tilille vuosittaisissa erissä. Kulurahoitus maksetaan ensisijaisesti Y-tunnuksellisen yhteisön tilille, jos se on mahdollista. Yliopiston tilille maksettava kulurahoitus voidaan maksaa monivuotisen hankkeen osalta yhdessä erässä hankkeen alussa.

Rahoituksella kustannettuihin kuluihin liittyvät tositteet tulee säilyttää vähintään loppuraportin hyväksyntään saakka. Verottajalle tositteita on mahdollisesti säilytettävä pidempään.

Jos rahoituksesta maksetaan palkkoja tai palkkioita, on huolehdittava työnantajavelvoitteiden, lakisääteisten maksujen ja verotuksen asianmukaisesta toteutumisesta. Koneen Säätiö ainoastaan maksaa kulurahoituksen, mutta ei voi auttaa hanketta hallinnollisissa käytännön asioissa. Tutustu esimerkiksi Palkka.fi -sivustoon, jos tarvitset apua palkan maksamiseen liittyvissä asioissa.

Maksamme apurahat kerran kuukaudessa viimeistään kuun kolmantena arkipäivänä. Hankkeen vastuuhenkilön tulee lähettää maksatuspyynnöt koko hankkeen osalta verkkopalvelussa. Apuraha voidaan maksaa myös ulkomaiselle tilille. Ulkomaisille tileille pyydetyt maksut saattavat liikkua viiveellä. Säätiö pidättää oikeuden muutoksiin.

Katso vuoden 2025 maksuajat täältä.

MAKSATUSPYYNNÖN TEKEMINEN

Maksatuspyyntö lähetetään verkkopalvelussa. Maksatuspyynnön tekemistä varten tarvitset myönnön yhteydessä lähetetyn maksatuskoodin. Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnön tekee hankkeen vastuuhenkilö.

Maksatuspyyntö tulee tehdä viimeistään maksukuukautta edeltävän kuukauden 10. päivä. Suosittelemme tekemään maksatuspyynnöt kerralla mahdollisimman pitkälle ajalle. Jos maksuaikatauluun tulee muutoksia, voit muokata jo hyväksyttyä maksatusaikataulua myöhemmin.

Koneen Säätiön toimisto on suljettuna vuosittain heinäkuussa, jolloin maksatuspyyntöjä tai muutospyyntöjä ei käsitellä. Jo hyväksytyt maksatuspyynnöt lähtevät kuitenkin normaalisti maksuun myös heinäkuussa.

Katso ohjevideo maksatuspyynnön tekoon. 

Huomioithan, että muutokset henkilökohtaisten apurahojen maksuaikataulussa voivat vaikuttaa apurahansaajan MYEL-vakuutusturvaan. Apurahansaajan tulee itse selvittää muutoksen vaikutukset vakuutusturvaan ja ilmoittaa muutoksesta Melaan.

MUUTOKSET HANKKEESSA

Jos hankkeen sisältö, työryhmän kokoonpano, työskentelyprosentti tai muu oleellinen osa hankkeessa muuttuu, on apurahansaajan (yksilöapurahat) tai vastuuhenkilön (yhteisöjen ja työryhmien apurahat) tehtävä muutoshakemus verkkopalvelussa.

Muutoshakemuslomakkeella tulee esittää perustelut muutokselle: mikä on muuttunut suhteessa alkuperäiseen myöntöön ja miksi?

Muutoshakemus käsitellään noin kuukauden sisällä sen saapumisesta.
Muutoshakemus tulee tehdä myös nimeämättömän apurahansaajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Liitäthän mukaan uuden apurahansaajan CV:n. Maksatuspyyntö uudelle apurahansaajalle voidaan tehdä vasta muutoshakemuksen hyväksymisen jälkeen.
Aikataulumuutoksiin (pl. muutokset työskentelyprosentissa) hankkeessa riittää pääsääntöisesti uuden maksatuspyynnön lähettäminen.

Katso ohjevideo muutoshakemuksen tekoon.

Huomioithan, että apurahansaajan täytyy itse ilmoittaa Melaan mahdollisista muutoksista apurahaan liittyen. Suosittelemme tiedustelemaan Melasta ennen hankkeen aikatauluun liittyviä muutoksia, miten muutokset vaikuttavat vakuutusturvaan ja erityisesti vakuutuskauden kestoon.

KESKEYTTÄMINEN, TAUOT MAKSATUKSISSA JA PERUMINEN

Jos sinulle myönnetään muu rahoitus tai siirryt palkkatyöhön, ilmoita siitä välittömästi säätiölle. Vastaavasti myös asevelvollisuudesta, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetystä vanhempainlomasta tai sairauslomasta on ilmoitettava viipymättä. Tällaisissa tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään, ja apuraha maksetaan myöhemmin.

MYEL-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Melan sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi, mutta säätiö voi maksaa apurahaa omavastuuajalta. Lisätietoa sairauspäivärahasta löydät Melasta.

Kokoaikaisen apurahan ohessa on sallittua työskennellä 25-prosenttisesti muussa työssä. Vuosiapurahaa saava voi pitää vuosittain noin kuukauden kestävän loman ilman apurahan maksatuksen keskeyttämistä.

Rahoitus, jota ei ole käytetty käyttökauden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen. 

Jos rahoitusta ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton rahoitus voidaan perua ja jo maksettu rahoitus periä takaisin. 

APURAHA JA SOSIAALITURVA 

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15–20 % työskentelyapurahan määrästä.

Ilmoitamme Melalle sellaiset luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (vuotuiseksi työtuloksi muunnettuna vähintään 4 605 euroa vuonna 2025). Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi.  

Apurahansaajan eläkevakuutuksen vakuutushakemuksella voi tehdä kuluvähennyksen. Koneen Säätiö ei ole määritellyt kulujen määrää työskentelyapurahasta, joten voit vähentää kuluja enintään puolet työskentelyapurahan kokonaismäärästä Melan ohjeistusten mukaisesti.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutusmaksut suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle. 

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta. Melan 10.2.2025 pitämän esityksen materiaalit apurahansaajan vakuutusturvasta löydät täältä. 

APURAHA JA VEROTUS 

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (26 269,46 vuonna 2024) saakka. 

Koneen Säätiö ei ole apurahansaajan työnantaja. Näin ollen apurahansaaja ei toimita säätiölle verokorttia eikä säätiö tee maksetuista apurahoista ennakonpidätystä, vaikka kalenterivuonna maksetun apurahan suuruus ylittäisikin verovapaan apurahan määrän. Huomioithan, että Koneen Säätiö ei ole arvonlisäverovelvollinen, eikä säätiöllä ole alv-numeroa.

Lähetämme vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle. Apurahansaajan itsensä tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja verot maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. 

Hankkeen muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Luonnollisen henkilön kuluapurahan verotus
Koneen Säätiö tekee verottajalle vuosi-ilmoituksen henkilökohtaisten kuukausiapurahojen lisäksi myös kulurahoituksesta, kun hakijana on ollut luonnollinen henkilö, eli käytännössä yksittäinen apurahan saaja tai työryhmän vastuuhenkilö.

Tällaisissa tilanteissa hankkeessa maksetut muut kulut sisällytetään vuosi-ilmoituksessa hakijan tietoihin. Ne siis näkyvät kokonaisuudessaan vastuuhenkilön esitäytetyllä veroilmoituksella.

Vastuuhenkilön tulee selvittää muiden kulujen osuus OmaVerossa.

Lisätietoja verotuksesta
Lisätietoa apurahojen verotuksesta löydät Verohallinnon sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan nettisivuilta. Tutustu lisäksi verottajan infomateriaaliin apurahojen verovuoden 2020 verotuksesta täällä. 

TODISTUS RAHOITUKSESTA 

Rahoituksen myöntökirje käy usein myös todistuksesta. Henkilökohtaisen todistuksen kuukausiapurahojen maksatusaikataulusta voi ladata PDF-tiedostona apurahojen verkkopalvelusta, hankkeen Maksatuspyyntö-sivulta Tilitiedot-kohdasta klikkaamalla pientä PDF-symbolia kunkin kuukausiapurahansaajan kohdalta. Työryhmän jäsenet voivat pyytää todistuksen vastuuhenkilöltä.