Kohderyhmämäärittely, kutsuminen ja aikataulu

Kohderyhmä voi olla organisaation sisäinen, verkosto tai laajasti eri ryhmiä tavoitteleva. Mieti, minkä kohderyhmän kanssa sinulla on tarve syventää ymmärrystä metsän merkityksestä ja tuulevaisuudesta. Määrittele kohderyhmä tämän mukaan. Suosittelemme, että yhteen keskusteluun osallistuu 3–12 (kasvokkain) tai 3–8 (etänä) henkilöä. Hybridikeskustelua emme suosittele sen haastavuuden takia. Keskustelun pituuden toivomme olevan 2–4 tuntia. 

Kutsumiseen kannattaa käyttää kaikkia niitä kanavia, joita käytössäsi on. Vaikka keskustelu on osa Suurta Metsädialogipäivää, se ei tarkoita, että osallistujat automaattisesti löytäisivät keskusteluusi. Käytä siis aikaa kutsumiseen. Mitä henkilökohtaisempaa kutsuminen on, sitä varmemmin saat keskustelijat paikalle.  

Voit personoida yleiskutsutekstin helposti muuttamalla motivointikysymyksiä koskettamaan kutakin kutsumaasi ryhmää tai henkilöä. Pidä tavoitteet kaikille samana, niin kaikki tulevat keskustelemaan samasta aiheesta. Tämän osion lopussa on linkki Erätauko-työkaluun, jossa on enemmän avausta kutsumisesta. 

Kutsutavat riippuvat siitä, ketä haluatte keskustelemaan. Jos tavoitteena on saada paikalle mahdollisimman monimuotoinen joukko keskustelijoita, kutsumiseen kannattaa käyttää enemmän aikaa. Tapahtumasivu kannattaa tehdä, jos ainakin osan keskustelijoista toivotaan tulevan mukaan avoimen ilmoittautumisen kautta. Mikäli järjestät keskustelun, johon voi avoimesti ilmoittautua, laita linkki myös meille niin lisäämme sen tapahtuman keskustelulistaukseen. 

Kutsut kannattaa tehdä heti. Ilmoittautumisen voi ottaa vastaan joko käyttämälläsi ilmoittautumislinkillä tai pyytämällä ilmoittautumiset esimerkiksi sähköpostiin. Ilmoittautumispäiväksi kutsuun kannattaa laittaa vähintään viisi päivää ennen keskustelua, niin saat käsityksen siitä, pitäisikö tehdä lisäkutsuja esimerkiksi muistutuskutsulla tai soittamalla tai laajentamalla kutsuttavien joukkoa. 

Ilmoittautuneille kannattaa laittaa vahvistusviesti, jossa on tarkempi ohjeistus ja pyyntö ilmoittaa, mikäli jostain syystä ei pääsekään mukaan. 

Kutsumuotoja on lukuisia. Kannattaa tehdä jonkinlainen yleiskutsuteksti tai tapahtumasivu, jota välitetään eri ryhmille esimerkiksi somessa, sähköpostitse, ilmoitustauluilla tai henkilökohtaisesti. Tähän löytyy kutsuluonnos alta. 

Kutsuminen kannattaa tehdä huolellisesti, vaikka keskustelemassa olisi vain organisaation sisäinen ryhmä, sillä kutsu virittää tasavertaiseen keskusteluun jo ennen paikalle saapumista. Kutsumista on avattu tarkemmin täällä: https://www.eratauko.fi/tyokalu/kutsuminen-keskusteluun/  

Kutsupohja keskustelijoiden kutsumiseen

Muokkaa kohderyhmääsi innostava kutsu tämän pohjalta. Lataa kutsupohja (docx)

Keskustelun käsikirjoitus

Käsikirjoitusluonnoksen avulla sinun on helppo suunnitella keskustelu ennakkoon. Käsikirjoitus on fasilitoinnin (eli ohjaamisen tai vetämisen) tueksi, eikä sitä ole tarpeen jakaa keskustelijoille. Valmis käsikirjoitus kannattaa esimerkiksi tulostaa itselle muokkauksen jälkeen. Käsikirjoituksen sanoitukset ovat esimerkkisanoituksia. Voit muokata ne keskustelusi aiheeseen ja suuhusi sopiviksi. 

• Lataa käsikirjoitusluonnos (pptx) 
• Käsikirjoitusluonnos (PDF)

Alustus (julkaistaan 13.3. mennessä)

Keskustelu on hyvä virittää alustuksella. Hyödynnä alustuksessa joko alustusvideota tai Metsän monet tarinat -kalvoja. Voit käyttää myös jotakin muuta keskustelusi aihetta koskettavaa artikkelia, uutista, tutkimusta, kappaletta tai muuta materiaalia. Voit myös laittaa virittäytymiseen liittyvän materiaalin ennakkoon keskustelijoille vahvistusviestin kanssa, jolloin he ovat mahdollisesti virittäytyneet aiheeseen jo keskusteluun saapuessaan.  

• Linkki alustusvideoon (julkaistaan 13.3. mennessä)
• Linkki Metsän monet tarinat -kalvoihin (PDF) (julkaistaan 13.3. mennessä)

Infokalvot ja Luottamuksellisten metsädialogien yhteenveto

Oheiset metsään liittyvät infokalvot (julkaistaan 13.3. mennessä) on tehty keskustelunne tueksi. Voit tarvittaessa näyttää niiltä juuri teidän keskusteluunne sopivia tietoja joko alustuksen yhteydessä, syventäessänne keskustelua, tai jos keskustelu meinaa karata aiheesta tai ei meinaa käynnistyä. 

• Linkki infokalvoihin (PowerPoint) (julkaistaan 13.3. mennessä)
• Linkki infokalvoihin (PDF) (julkaistaan 13.3. mennessä)

Voit myös hyödyntää Luottamuksellisten metsädialogien yhteenvetoa suunnitellessasi keskustelua tai dialogin alustuksessa.  
Linkki yhteenvetoon (PDF)

Ohjeistus kirjurille ja sanoitus kirjaamisesta

Pyydä kirjuria kirjaamaan mahdollisimman tarkasti yksi yhteen mitä ihmiset puhuvat – ilman tulkintaa tai tiivistämistä, ja niin, ettei kenenkään nimeä kirjata ylös. Kirjurin ei kannata välittää kirjoitusvirheistä. Kaikki Suuren Metsädialogipäivän kirjaukset analysoidaan yhtenä isona dialogina ja mitä tarkempi kirjauksenne on, sitä hyödyllisempi se yhteenvedon tekemisessä on.  

Sopikaa kirjurin kanssa, kumpi kertoo keskustelijoille, mihin kirjausta käytetään. Tässä valmis sanoitus: ”Keskustelun kirjausta käytetään Suuren Metsädialogipäivän yhteenvedon ja vaihtoehtoisten skenaarioiden tekemiseen. Yhteenveto ja skenaariot julkaistaan kaikkien avoimesti hyödynnettäväksi. Kenenkään henkilöllisyys ei tule käymään ilmi kirjauksista, yhteenvedosta eikä skenaarioista.” 

Raportointi

Käy täyttämässä raportointilomake heti keskustelun jälkeen ja lisää liitteeksi keskustelun kirjaus. Tämä on tärkeää, sillä aloitamme yhteenvedon tekemisen heti keskustelupäivän jälkeen.
Linkki raportointilomakkeeseen

Erätauon keskustelun ohjauskortit ja rakentavan keskustelun pelisäännöt

Lataa Erätauon keskustelun ohjauskortit ja suunnittele keskustelusi niitä apuna käyttäen ennen keskustelua.  

Mikäli haluat valmistautua vielä paremmin, tutustu laajemmin Erätauon työkaluihin täältä. 

Lue ja pidä mielessä Rakentavan keskustelun pelisäännöt. Ne ovat perusta keskustelun pitämiseksi rakentavana ja ne kannattaa olla näkyvissä itsellä keskustelun ajan, vaikkapa tulostettuna. Jos keskustelu on kasvokkain, ne on hyvä tulostaa keskusteluringin keskelle.  
Linkki printattavaan julisteeseen (PDF)

Muuta hyödyllistä 

• Kasvokkain keskustelussa varmista, että keskusteluun varattu tila on rauhallinen ja saat tuolit rinkiin. Etäkeskustelussa muistathan kokeilla ennakkoon käyttämääsi alustaa. 

• Hyvä dialogi mahdollistuu, kun ryhmässä on 3–12 keskustelijaa kasvokkain tai 3–8 keskustelijaa etänä ja fasilitaattori (eli keskustelun vetäjä). 

• Keskustelussa syntyy todennäköisesti syvempää ymmärrystä aiheesta ja se kannattaa hyödyntää myös omassa toiminnassanne. Mahdollisuuksien mukaan suunnitelkaa ja sopikaa ennen keskustelua, kenelle kaikille keskustelun sisällön toimitatte, yleisesti tehtävän yhteenvedon lisäksi. 

• Somettaessasi käytäthän aihetunnistetta #SuuriMetsädialogiPäivä

Hienoa että olette mukana!

Bonuksena haastekutsu ja somepaketti

Jos haluatte haastaa verkostojanne, kumppaneita tai muita mukaan niin tässä alla on valmis haasteviesti esimerkiksi sähköpostitse levitettäväksi. Lataa haastekutsu (docx)   

Kokosimme pienen somepaketin, josta on toivottavasti myös apua viestinnässä. Valmiita pohjia ja ohjeistusta löydät täältä.