Miten hankeraportteja käsitellään Koneen Säätiössä? 

Rahoituksen saajien lähettämät väli- ja loppuraportit ovat säätiölle tärkeitä ennen kaikkea siksi, että saamme niistä aineksia rahoitustoiminnan kehittämiseen, kertovat tiede- ja taiderahoituksen johtaja Kalle Korhonen ja apurahakoordinaattori Maija Karasvaara. 

Koneen Säätiön tavoite on rahoittaa tieteen ja taiteen tekemistä mahdollisimman hyvin. Säätiö pyrkii olemaan rahoittamillaan aloilla aktiivinen kuuntelija ja parantamaan tieteen ja taiteen tekijöiden asemaa. Tässä työssä keskeinen työkalu on ymmärrys siitä, millaisia kokemuksia ihmisillä on säätiörahoituksella työskentelystä. 

Toiminnan kehittämisen ohella raporttien toinen tärkeä funktio on se, että säätiön henkilöstö pystyy seuraamaan hankkeiden toteutumista: onhan raha käytetty siihen, mihin se on sovittu käytettävän? 

Rahoitettujen hankkeiden työ- ja tutkimussuunnitelmista tiedämme jo suurin piirtein, mitä säätiön tukemat tieteen ja taiteen ammattilaiset tekevät. Raporteissa pyydämme apurahansaajiamme kuvailemaan, miten työskentely on edennyt tai minkälaisia haasteita on tullut eteen, mutta myös kertomaan, miten säätiö voisi toimia paremmin. Raporteissa kerrotaan myös hankkeiden toteutuneista kuluista sekä siitä, miten erilaisia tieteen tai taiteen yleisöjä on tavoitettu. 

Raporttien avulla voimme siis lisätä ymmärrystämme siitä, miten tieteen ja taiteen tekijät tekevät työtään. Raporteissa tuodaan esiin myös henkilökohtaisia asioita, joita halutaan jakaa säätiön kanssa. Raporttien lukeminen on siksi luottamuksellinen tehtävä, josta huolehtivat säätiön apurahayksikössä työskentelevät henkilöt. 

Raporteissa esiin nousseiden ehdotusten ja palautteiden käsittelyn muoto on parin vuoden ajan ollut lukupiiri: työntekijät poimivat raporteista tärkeitä asioita, jotka käsitellään yhdessä säätiön toimitusjohtajan ja viestintäyksikön kanssa. Raporttia kirjoittava voi luottaa siihen, että mitään muuta kuin loppuraporttien tiivistelmiä ei jaeta säätiön ulkopuolisille. 

Olemme äskettäin alkaneet julkaista loppuraporttien tiivistelmät säätiön verkkosivuilla. Nykyisin on siis mahdollista verrata hakemuksen tavoitteita ja raportin kuvausta toteutuneesta hankkeesta: mitä aiottiin tehdä, mitä lopulta tehtiin. Näin myös säätiön ulkopuolisille syntyy parempi kuva siitä, mitä Koneen Säätiön jakamalla rahalla tehdään.