ESA-RN15-tutkimusverkoston konferenssi Global Social Change: Ideas, Beliefs and Interests

Apurahanumero 201906475
Hanke: ESA-RN15-tutkimusverkoston konferenssi Global Social Change: Ideas, Beliefs and Interests
Hankkeen vastuullinen johtaja: Marjaana Rautalin

Arvoisa vastaanottaja,

Koneen Säätiö myönsi vuonna 2019 syyskokouksessaan 6000 euron suuruisen apurahan hankkeellemme ESA-RN15-tutkimusverkoston konferenssi Global Social Change: Ideas, Beliefs and Interests (apurahanumero 201906475). Apuraha myönnettiin yksivuotisena, mutta Koneen Säätiö päätti syksyllä 2020 jatkaa apurahakautta vuoden 2023 loppuun pandemiatilanteen vuoksi.

Tässä viestissä annamme hankkeen loppuraportin.

Hanke ja apurahalla tehty työ (myös poikkeama alkuperäisestä hankesuunnitelmasta)

Hankesuunnitelman mukaan ESA-RN15-tutkimusverkoston konferenssi Global Social Change: Ideas, Beliefs and Interests oli määrä järjestää Italian Frascatissa 16.-17.4.2020. Konferenssi- paikaksi valitsimme Villa Tuscolana Park Hotelin, jonka kanssa konferenssin järjestelytoimikunta teki sopimuksen tilavuokrista ja it- sekä ravintolapalveluista kesällä 2019. Ennakkomaksu varatuista tiloista ja palveluista maksettiin Villa Tuscolana Park Hotelille tammikuussa 2020. Konferenssin abstraktikutsu alkoi syyskuussa 2019 ja saimme runsaasti esitelmäehdotuksia. Abstraktikutsun päätyttyä joulukuussa 2019 järjestelytoimikunta kävi läpi kaikki esitelmäehdotukset. Arviointikierroksen jälkeen hyväksymiskirje lähetettiin 70 henkilölle, joista kaikki rekisteröityvät konferenssiin maksamalla osallistumismaksun. Konferenssiin rekisteröityminen päättyi helmikuun 2020 lopussa. Rekisteröitymisen päätyttyä järjestelytoimikunta laati konferenssin lopullisen ohjelman. Ohjelmaan kirjattiin esitelmien lisäksi kutsuttujen pääpuhujien puheenvuorot. Pääpuhujilta emme perineet osallistumismaksua, vaan heidän matkakulunsa, ruokailunsa ja majoituksensa konferenssipäivinä kustannettiin konferenssihankkeen budjetista. Tämä budjetti toimitettiin myös Koneen Säätiölle hakuvaiheessa.

Helmi-maaliskuu 2020 toi yllättävän käänteen konferenssivalmisteluihin. Italiaan, jossa konferenssi oli määrä pitää, julistettiin osittainen ulkonaliikkumiskielto, ja kaikki julkiset kokoontumiset kiellettiin. Samaan aikaan useassa maassa, joista konferenssiin oli ilmoittautunut osallistujia, otettiin käyttöön tiukat matkustus- ja kokoontumisrajoitukset. Nämä kaikki rajoitukset astuivat voimaan, kun konferenssimme ohjelma oli jo täysin valmis, palvelut tilattu, puhujien matkat ja majoitus vahvistettu, ja osittain maksettu.

Maaliskuun lopulla 2020 järjestelytoimikunta kokoontui kriisikokoukseen ja pohti mahdollisuutta siirtää konferenssi myöhemmälle syksyyn. Otimme yhteyttä konferenssihotelli Villa Tuscolanaan ja pyysimme saada siirtää konferenssin marraskuulle 2021 ennakkomaksua vastaan. Konferenssin siirtäminen marraskuulle onnistui ja ilmoitimme siitä myös kaikille konferenssiin jo keväällä 2020 ilmoittautuneille. Tavoitteemme oli edetä siirretyn konferenssin valmisteluissa samalla ohjelmalla ja samoilla tila- ja palveluvarauksilla kuin alkuperäisen konferenssin kohdalla.

Alkusyksystä useassa maassa koettiin kuitenkin jo pandemian toinen aalto. Samaan aikaan matkustus- ja kokoontumisrajoituksia tiukennettiin. Näin myös Suomessa. Syyskuussa järjestelytoimikunta kokoontui uudelleen ja pohti konferenssin kohtaloa. Fyysisen konferenssin järjestäminen Italiassa marraskuussa ei näyttäytynyt realistiselta. Informoimme osallistujia tästä ja lupasimme ilmoittaa uusista järjestelyistä konferenssin suhteen niin pian kuin mahdollista. Tässä yhteydessä otimme yhteyttä myös Koneen Säätiöön ja kerroimme muuttuneista hankejärjestelyistä. Samaan aikaan otimme yhteyttä myös konferenssihotelliin ja tiedustelimme mahdollisuutta perua varauksemme pandemiatilanteen takia. Konferenssihotelli vastasi, että peruminen onnistuu, mutta jo maksettua ennakkomaksua ei palauteta. Myöhemmin samassa kuussa hotelli ilmoitti, että ennakkomaksu olisi mahdollista muuttaa voucheriksi, jota voisimme käyttää konferenssikuluihin vuoden 2021 loppuun, mikäli päättäisimme siirtää vielä varaustamme.

Järjestelytoimikunta ei kuitenkaan kokenut konferenssin pitämistä fyysisenä osallistujille turvallisena vaan päätyi lokakuussa ratkaisuun, jossa tilaisuus järjestettäisiin täysin uutena etätilaisuutena, joskin samalla teemalla ja otsikolla. Päätös konferenssin muuttamisesta uudeksi etäkonferenssiksi kerrottiin myös kaikille siihen ilmoittautuneille marraskuussa sähköpostilla. Etäkonferenssin uudeksi ajankohdaksi valittiin 26.-27.5.2021. Samalla konferenssille perustettiin uusi verkkosivusto https://events.tuni.fi/esarn15midtermconference2021/ .
Etäkonferenssin pääpuhujiksi kutsuttiin samat henkilöt kuin alkuperäiseen konferenssiin. Molemmat pääpuhujat vahvistivat puheenvuoronsa joulukuussa 2020. Esitelmäkutsu etäkonferenssiin lähti joulukuussa 2020 ja abstraktien jättöaika päättyy helmikuun puolessa välissä 2021. Esitelmäehdotuksia konferenssiin jätettiin 31. Nämä kaikki hyväksyttiin esitelmiksi. Rekisteröitymismaksun maksaneita osallistujia oli kaikkiaan 39.

Hankkeen onnistuminen

Pidämme hankettamme erittäin onnistuneena huomioiden ne kansalliset ja kansainväliset olosuhteet, joissa konferenssi järjestettiin. Konferenssijärjestelyistä keräämämme palaute on ollut erittäin positiivista ja tuonut näkyvyyttä paitsi järjestäjille, rahoittajille ja koko tutkimusverkostolle. Olemme aloittaneet tutkimusverkoston seuraavaan midterm-konferenssin suunnittelun. Tuo konferenssi järjestetään keväällä 2022. Hankkeemme järjestelytoimikunnan jäseniä on mukana myös tuon seuraavan konferenssin organisaatiotyöryhmässä.

Apurahan muuttunut käyttötarkoitus
Kuten edellä kerrotusta ilmenee, konferenssin järjestelytoimikunta eteni konferenssin hankevalmisteluissa hankesuunnitelman mukaan vielä maaliskuuhun 2020 saakka, kunnes pandemiatilanne pakotti järjestelytoimikunnan organisoimaan tilaisuuden uudelleen. Alkuperäissuunnitelman mukaan järjestetystä konferenssista hankkeelle tuli myös kuluja. Nämä kulut oli kirjattu myös Koneen Säätiölle osoittamaamme apurahahakemukseen.

Alkuperäisessä Koneen Säätiölle osoitetussa hankehakemuksessa anoimme apurahaa pääpuhujien matkojen ja majoituksen kustantamiseen (2600,00 euroa). Tämän lisäksi anoimme apurahaa konferenssipaikan tilavuokriin ja tilojen yhteydessä tarvittavaan asiantuntija-it- ja audiovisuaaliseen tukeen (2700,00 euroa) sekä konferenssitarjoilujen osittaiseen kattamiseen (1200,00 euroa). Motiivina apurahan hakemiselle oli pitää osallistumismaksut kohtuullisena ja konferenssi laajasti saavutettavana.

Pyysimme 17. helmikuuta 2021 Koneen Säätiöltä lupaa käyttää myönnettyä apurahaa (6000 euroa) hankkeen jo toteutuneiden kulujen maksamiseen ja etäkonferenssin kulujen kattamiseen (osallistumismaksujen osittainen palautus) – kulujen, joiden välttäminen ei pandemiatilanteesta johtuen ollut meille etäkonferenssinkaan puitteissa mahdollista. Myöntävä päätös apurahan muuttuneesta käyttötarkoituksesta myönnettiin meille 2. maalikuuta 2021.

Hankkeen saama muu rahoitus

Maaliskuussa 2021 haimme 2450 euroa apurahaa Euroopan Sosiologiayhdistykseltä (ESA) etäkonferenssin järjestelyissä avustavan konferenssiassistentin palkkakuluihin. Apuraha myönnettiin hankkeelle täysimääräisenä huhtikuussa 2021.

Hankkeen menot ja tulot sekä Koneen Säätiön myöntämän apurahan käyttötarkoitus

Hankkeen vuoden 2021 tulot muodostuivat osallistumismaksuista (1500 euroa; etäkonferenssin osallistumismaksu 50 euroa; osallistumismaksut 2020 (160/180/250 e) palautettiin joko kokonaan peruutuksen yhteydessä tai osittain, järjestelytoimikunnalta (10 hlöä) sitä ei peritty (palautukset yhteensä 6560 euroa), Koneen säätiön avustuksesta (6000 e) ja Euroopan sosiologiyhdistyksen (ESA) avustuksesta (2450 e).

Menot koostuivat konferenssihotellin ennakkovarausmaksusta (4500 e), konferenssi-assistentin palkasta (2602, 13 katettiin ESA:n avustuksella), pääpuhujien (2) matka- ja majoituskuluista (380,79 e majoituskulut kokonaisuudessaan + palvelumaksut: Prof. Regevin (Tel Aviv) lennot peruuntuivat ja lipun hinta palautettiin kokonaisuudessaan, Prof. Aasvella (Milano) ei ehtinyt tulla matkakuluja, majoituskuluista 50 % palautus), osallistumismaksujen 2020 palautuksista (6560 e) sekä muista kuluista (1528 e, järjestelytoimikunnan ravitsemuspalvelut 26.-27.5.2021.

Käytimme Koneen Säätiöltä saamaamme apurahaa konferenssihotellin ennakkovarausmaksun kattamiseen, etäkonferenssin osallistumismaksun kohtuullistamiseen sekä muiden kulujen kattamiseen. Tampereen yliopisto tarjosi sekä järjestelytoimikunnassa toimineiden työntekijöidensä ja yliopiston kongressipalveluiden työntekijöiden työpanoksen että tilat ja it-tuen kustannuksitta etäkonferenssin käyttöön.

Tieteelliset ja yleistajuiset julkaisut

Hankkeen yhteydessä laadittiin sähköinen abstraktikirja, joka piti sisällään konferenssin yleiskuvauksen, puheenjohtajan tervehdyksen, esitelmien ja avainpuhujien luentojen tiivistelmät sekä maininnat konferenssia tukeneista toimijoista mukaan lukien Koneen Säätiöltä saamamme tuki. Tämä abstraktikirja julkaistiin konferenssin www-sivuilla kaksi viikkoa ennen konferenssin alkamisajankohtaa, josta se on edelleen vapaasti ladattavissa https://events.tuni.fi/esarn15midtermconference2021/abstract-book/.

Palaute Koneen Säätiölle
Kiitämme Koneen Säätiötä saamastamme tuesta tieteelliselle konferenssille, jolla on jo vakiintunut asema alamme kansainvälisessä tutkimuskentässä. Koneen Säätiön tuki oli keskeisessä roolissa hankkeemme toteutumisessa ja työn jatkumisessa. Kiitämme Koneen Säätiötä myös erityisestä joustavuudesta poikkeusolosuhteissa, jotka vaikuttivat merkittävästi hankkeemme toteutumiseen.

Tampereella 31. elokuuta 2021

Marjaana Rautalin
Tutkijatohtori, Tampereen yliopisto
Järjestelytoimikunnan puheenjohtaja
ESA RN15 Online Midterm Conference 2021