Rahoituksen käytännöt

Rahoituksen käyttö

Koneen Säätiön myöntämä rahoitus tulee käyttää siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty. Jos hankkeen sisältöön tai työryhmän jäseniin on tulossa muutoksia, hankkeen vastuuhenkilön täytyy olla niistä yhteydessä säätiöön ja tehdä muutospyyntö verkkopalvelussa.

Säätiöön ei tarvitse ilmoittaa, jos otat myönnetyn rahoituksen vastaan. Mikäli et kuitenkaan pysty vastaanottamaan myönnettyä rahoitusta, tulee sinun ilmoittaa siitä meille mahdollisimman pian.

Rahoitus on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon se myönnetty.

Rahoituksen käyttökaudet ovat:

• Yksivuotinen rahoitus: kolme vuotta myöntämispäivästä
• Kaksivuotinen rahoitus: neljä vuotta myöntämispäivästä
• Kolmivuotinen rahoitus: viisi vuotta myöntämispäivästä
• Nelivuotinen rahoitus: kuusi vuotta myöntämispäivästä

Käyttökautta voidaan pidentää, jos maksaminen keskeytyy asevelvollisuuden, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetyn vanhempainvapaan tai sairausloman vuoksi.

Kuukausiapurahan ja kulurahoituksen maksaminen

Henkilökohtaista kuukausiapurahaa maksetaan niinä kuukausina, joina työskennellään apurahamyönnön mukaisissa tehtävissä. Kokoaikaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Henkilökohtaiset kuukausiapurahat maksetaan suoraan niiden saajille.

Maksatuspyynnöllä pyydetään maksuun myös kulurahoitus. Kulurahoitus maksetaan ensisijaisesti vastuuhenkilön ilmoittamalle tilille vuosittaisissa erissä. Kulurahoitus maksetaan ensisijaisesti Y-tunnuksellisen yhteisön tilille, jos se on mahdollista. Yliopiston tilille maksettava kulurahoitus voidaan maksaa monivuotisen hankkeen osalta yhdessä erässä hankkeen alussa.

Rahoituksella kustannettuihin kuluihin liittyvät tositteet tulee säilyttää vähintään loppuraportin hyväksyntään saakka. Verottajalle tositteita on mahdollisesti säilytettävä pidempään.

Jos rahoituksesta maksetaan palkkoja tai palkkioita, on huolehdittava työnantajavelvoitteiden, lakisääteisten maksujen ja verotuksen asianmukaisesta toteutumisesta. Koneen Säätiö ainoastaan maksaa kulurahoituksen, mutta ei voi auttaa hanketta hallinnollisissa käytännön asioissa. Tutustu esimerkiksi Palkka.fi -sivustoon, jos tarvitset apua palkan maksamiseen liittyvissä asioissa.

Katso vuoden 2026 maksuajat täältä.

Maksatuspyynnön tekeminen

Maksatuspyyntö lähetetään verkkopalvelussa. Maksatuspyynnön tekemistä varten tarvitset myönnön yhteydessä lähetetyn maksatuskoodin. Yhteisöjen ja työryhmien maksatuspyynnön tekee hankkeen vastuuhenkilö.

Maksatuspyyntö tulee tehdä viimeistään maksukuukautta edeltävän kuukauden 10. päivä. Suosittelemme tekemään maksatuspyynnöt kerralla mahdollisimman pitkälle ajalle. Jos maksuaikatauluun tulee muutoksia, voit muokata jo hyväksyttyä maksatusaikataulua myöhemmin.

Koneen Säätiön toimisto on suljettuna vuosittain heinäkuussa, jolloin maksatuspyyntöjä tai muutospyyntöjä ei käsitellä. Jo hyväksytyt maksatuspyynnöt lähtevät kuitenkin normaalisti maksuun myös heinäkuussa.

Katso ohjevideo maksatuspyynnön tekoon. 

Huomioithan, että muutokset henkilökohtaisten apurahojen maksuaikataulussa voivat vaikuttaa apurahansaajan MYEL-vakuutusturvaan. Apurahansaajan tulee itse selvittää muutoksen vaikutukset vakuutusturvaan ja ilmoittaa muutoksesta Melaan.

Muutokset hankkeessa

Jos hankkeen sisältö, työryhmän kokoonpano, työskentelyprosentti tai muu oleellinen osa hankkeessa muuttuu, on apurahansaajan (yksilöapurahat) tai vastuuhenkilön (yhteisöjen ja työryhmien apurahat) tehtävä muutoshakemus verkkopalvelussa.

Muutoshakemuslomakkeella tulee esittää perustelut muutokselle: mikä on muuttunut suhteessa alkuperäiseen myöntöön ja miksi?

Muutosasioissa edellytämme, että hankkeen vastuuhenkilö tiedottaa kaikkia asianosaisia hankkeen muutoksista, ja keskustelee niistä työryhmän sisällä. Mikäli yhteistyö päätetään päättää jonkun hankkeessa työskentelevän kanssa, tulee tästä sopia ja kommunikoida asiallisella ja reilulla tavalla.

Muutoshakemus käsitellään noin kuukauden sisällä sen saapumisesta.
Muutoshakemus tulee tehdä myös nimeämättömän apurahansaajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Liitäthän mukaan uuden apurahansaajan CV:n. Maksatuspyyntö uudelle apurahansaajalle voidaan tehdä vasta muutoshakemuksen hyväksymisen jälkeen.
Aikataulumuutoksiin (pl. muutokset työskentelyprosentissa) hankkeessa riittää pääsääntöisesti uuden maksatuspyynnön lähettäminen.

Katso ohjevideo muutoshakemuksen tekoon.

Huomioithan, että apurahansaajan täytyy itse ilmoittaa Melaan mahdollisista muutoksista apurahaan liittyen. Suosittelemme tiedustelemaan Melasta ennen hankkeen aikatauluun liittyviä muutoksia, miten muutokset vaikuttavat vakuutusturvaan ja erityisesti vakuutuskauden kestoon.

Keskeyttäminen, tauot maksatuksessa ja peruminen

Jos sinulle myönnetään muu rahoitus tai siirryt palkkatyöhön, ilmoita siitä välittömästi säätiölle. Vastaavasti myös asevelvollisuudesta, alle 3-vuotiaan lapsen hoitamiseen pidetystä vanhempainvapaasta tai sairauslomasta on ilmoitettava viipymättä. Tällaisissa tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään, ja apuraha maksetaan myöhemmin.

MYEL-vakuutetulla apurahansaajalla on sairastuessaan mahdollisuus saada Melan sairauspäivärahaa. Apurahan maksatus on keskeytettävä sairausloman ajaksi, mutta säätiö voi maksaa apurahaa omavastuuajalta. Lisätietoa sairauspäivärahasta saat Melasta.

Kokoaikaisen apurahan ohessa on sallittua työskennellä 25-prosenttisesti muussa työssä. Vuosiapurahaa saava voi pitää vuosittain noin kuukauden kestävän loman ilman apurahan maksatuksen keskeyttämistä.

Rahoitus, jota ei ole käytetty käyttökauden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen. 

Jos rahoitusta ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton rahoitus voidaan perua ja jo maksettu rahoitus periä takaisin. 

Apuraha ja sosiaaliturva

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15–20 % työskentelyapurahan määrästä.

Ilmoitamme Melalle sellaiset luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (vuotuiseksi työtuloksi muunnettuna vähintään 4 712 euroa vuonna 2026). Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi.  

Apurahansaajan eläkevakuutuksen vakuutushakemuksella voi tehdä kuluvähennyksen. Koneen Säätiö ei ole määritellyt kulujen määrää työskentelyapurahasta, joten voit vähentää kuluja enintään puolet työskentelyapurahan kokonaismäärästä Melan ohjeistusten mukaisesti.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutusmaksut suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle. 

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta. Melan 10.2.2025 pitämän esityksen materiaalit apurahansaajan vakuutusturvasta saat täältä. 

Apuraha ja verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (1.7.2025 alkaen 26 988,24 € vuodessa) saakka. 

Lähetämme vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle. Apurahansaajan itsensä tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja verot maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. 

Hankkeen kulurahoituksen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Luonnollisen henkilön kuluapurahan verotus

Koneen Säätiö tekee verottajalle vuosi-ilmoituksen henkilökohtaisten kuukausiapurahojen lisäksi myös kulurahoituksesta, kun hakijana on ollut luonnollinen henkilö, eli käytännössä yksittäinen apurahan saaja tai työryhmän vastuuhenkilö.

Tällaisissa tilanteissa hankkeessa maksettu kulurahoitus sisällytetään vuosi-ilmoituksessa hakijan tietoihin. Ne siis näkyvät kokonaisuudessaan vastuuhenkilön esitäytetyllä veroilmoituksella.

Vastuuhenkilön tulee selvittää muiden kulujen osuus OmaVerossa.

Lisätietoja verotuksesta

Lisätietoa apurahojen verotuksesta löydät Verohallinnon sekä Säätiöt ja rahastot ry:n nettisivuilta. Tutustu lisäksi verottajan infomateriaaliin apurahojen verovuoden 2020 verotuksesta täällä.

Todistus rahoituksesta

Rahoituksen myöntökirje käy usein myös todistuksesta. Henkilökohtaisen todistuksen kuukausiapurahojen maksatusaikataulusta voi ladata PDF-tiedostona verkkopalvelusta, hankkeen Maksatuspyyntö-sivulta Tilitiedot-kohdasta klikkaamalla pientä PDF-symbolia kunkin kuukausiapurahansaajan kohdalta. Työryhmän jäsenet voivat pyytää todistuksen vastuuhenkilöltä.

Raportointi

Väliraportti

Monivuotisen rahoituksen saaneiden apurahansaajien tulee toimittaa säätiölle vuosittainen väliraportti verkkopalvelussamme. Väliraportointi tehdään kuukauden sisällä kunkin apurahavuoden päättymisestä. Huomioithan, että raportointiaika lasketaan maksatuksen alkamisesta eikä kalenterivuoden alusta. Ilman väliraporttia apurahan maksamista ei voida jatkaa.  

Työryhmien ja yhteisöjen raportoinnista vastaa hankkeen vastuuhenkilö. 

Väliraportoinnin päätavoite säätiön kannalta on olla vuorovaikutuksessa apurahansaajan kanssa ja seurata työskentelyn edistymistä. Lisäksi haluamme väliraportoinnilla kannustaa apurahansaajaa tekemään työtään näkyväksi siitä kiinnostuneille ryhmille. Säätiö ei kuitenkaan edellytä hankkeilta viestintää. Lue lisää hankkeesta viestimisestä. 

Väliraporttia ei voi toimittaa säätiöön postitse tai sähköpostitse, eikä siihen voi liittää kuitteja tai muita liitteitä.

Loppuraportti

Kaikkien rahoitusta saaneiden apurahansaajien tulee toimittaa säätiölle loppuraportti verkkopalvelussamme. Raportti tulee jättää puolen vuoden kuluessa siitä, kun viimeinen apurahaerä on maksettu. Mikäli hankkeelle on maksettu vain kulurahoitusta, on loppuraportin määräaika 1,5 vuotta viimeisestä maksuerästä.

Työryhmien ja yhteisöjen raportoinnista vastaa hankkeen vastuuhenkilö.

Raportoinnilla halutaan varmistua siitä, että rahoitus on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahojenhakijoiden ja -saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden toteutumisen kannalta. Raporteista saadaan myös tärkeää tietoa rahoituksen vaikuttavuudesta, ja niiden pohjalta rahoituksen myöntämistä voidaan kehittää. Loppuraportin kysymykset löytyvät raportointilomakkeelta verkkopalvelustamme. 

Jos olet saanut rahoituksen kirjan tekemistä varten, tulee sinun loppuraportoinnin lisäksi toimittaa valmistunut kirja säätiölle. Lähetä kirja mieluiten postipakettina Postin automaattiin.

Huomioithan, että hankkeen ei tarvitse olla kokonaan valmis loppuraportin lähetysvaiheessa. Loppuraportti on kuitenkin toimitettava, vaikka apurahan käyttö myönnettyyn tarkoitukseen olisi toteutunut vain osittain tai ei ollenkaan. Raportoinnin laiminlyöminen vaarantaa vastaiset mahdollisuudet saada rahoitusta. Voimme myös periä rahoituksen takaisin. 

Loppuraporttia ei voi toimittaa säätiöön postitse tai sähköpostitse, eikä siihen voi liittää kuitteja tai muita liitteitä.

Säätiö käsittelee raportit luottamuksellisesti. Raporttien sisältöjä voidaan käyttää anonyymisti apurahansaajien aseman parantamiseen ja palveluiden kehittämiseen.