Koneen Säätiön tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 21.5.2018
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

 


1.     Rekisterinpitäjä

Koneen Säätiö sr
0213537-1
Otavantie 10, 00200 Helsinki
koneensaatio@koneensaatio.fi, (09) 260 0617

 

2.     Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Talous- ja hallintopäällikkö Tiina Toivonen
tiina.toivonen at koneensaatio.fi

 

3.     Rekistereiden nimet

1)    Apurahanhakijarekisteri
2)    Apurahansaajarekisteri
3)    Yhteystietorekisteri
4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot

 

4.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus eli rekistereiden käyttötarkoitukset sekä oikeusperuste

1)    Apurahanhakijarekisteri
Koneen Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahojen hakemista, apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja tutkimusta varten.

2)    Apurahansaajarekisteri
Myönnettyjen apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten, apurahahakemusten raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten viranomaisille sekä tilastointia ja tutkimusta varten.

3)    Yhteystietorekisteri
Säätiön toiminnasta ja apurahamahdollisuuksista informoimista varten, sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tapahtumien järjestämistä ja osallistujien verkostoitumista varten.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

 

5.     Rekistereiden tietosisältö

1)    Apurahanhakijarekisteri
Apurahahakijan perustiedot (kuten nimi, yhteystiedot ja syntymäaika/henkilötunnus/y-tunnus), perustietoja haettavasta apurahasta tai residenssipaikasta, apurahan käyttötarkoituksesta ja tyypistä, mahdollisesta työryhmästä, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen ja mahdollisten suosittelijoiden tiedot. Lisäksi mahdolliset lausunnonantajan erikseen toimittamat lausunnot ja hakijan lähettämät apurahahakemuksen liitteet, kuten työsuunnitelmat, tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot ja toimintakertomukset. Hakemuksen eri osista kerrotaan säätiön verkkosivuilla Apurahan hakijalle -osiossa.

2)    Apurahansaajarekisteri
Apurahahakijarekisterin tietosisällön lisäksi apurahansaajan henkilötunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan maksatustiedot.

3)    Yhteystietorekisteri
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, kieli, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero, lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero sekä tilaisuudesta riippuen hakijoiden kirjoittamat lyhyet kuvaukset itsestään ja tilaisuuden aihepiiriin liittyvät lisätiedot. Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään lupa jakaa tiedot muiden osallistujien tai ilmoittautuneiden kesken.

 

6.     Säännönmukaiset tietolähteet

1)    Apurahanhakijarekisteri
Tiedot saadaan apurahanhakijalta. Lisäksi lausuntojen tiedot saadaan luottamuksellisina lausunnonantajilta hakijan pyynnöstä. Aiemmin myönnettyjen apurahojen tietoja saadaan lisäksi Koneen Säätiön apurahajärjestelmästä.

2)    Apurahansaajarekisteri
Tiedot saadaan apurahansaajalta. Lisäksi tiedot myönnettyjen apurahojen summista, myöntämispäivämääristä ja maksuhistoriasta Koneen Säätiöltä.

3)    Yhteystietorekisteri
Säätiön apurahanhakijat ja -saajat lisätään rekisteriin. Lisäksi halukkaat voivat tilata säätiön uutiskirjeen. Säätiö myös lisää itse rekisteriin henkilöitä säätiön toiminnan piiriin kuuluvista sidosryhmistä, joita haluaa informoida säätiön apurahoista ja toiminnasta. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään esimerkiksi tapaamisten yhteydessä, käyntikorteista ja sähköpostiviestinnästä. Lisäksi tietoja voidaan saada lehdistä, julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, ulkopuolisilta palveluntarjoajilta  ja vastaavista rekistereistä ja lähteistä, kollegoilta sekä seminaareissa ja toimialaan liittyvissä tapaamisissa.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot saadaan tilaisuuteen osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

 

7.     Tietojen säännönmukaiset luovutukset

1)    Apurahanhakijarekisteri
Apurahahakemuksia käsittelevät Koneen Säätiön apurahaprosessiin osallistuvan henkilöstön ja luottamushenkilöiden lisäksi ulkopuoliset apurahahakemusten asiantuntija-arvioijat. Asiantuntija-arvioijilla ei ole pääsyä henkilötunnukseen tai yhteystietoihin, ja arvioijien pääsy on rajattu hakemusten arvioinnin ajanjaksolle. Tietoja voidaan salassapitosopimuksella luovuttaa muun muassa vaikuttavuusarvioinnin tai muun tutkimuksen tekoon. Apurahanhakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai rahoittajataholle päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

2)    Apurahansaajarekisteri
Myönnetyt apurahat julkaistaan Koneen Säätiön verkkosivuilla www.koneensaatio.fi, säätiön toiminta- ja vuosikertomuksessa ja sosiaalisessa mediassa. Apurahan otsikon ja saajan lisäksi julkistetaan hakemuksen tiivistelmä sekä joissakin tapauksissa saajan antama verkkosivuosoite. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista. Tietoja voidaan salassapitosopimuksella luovuttaa muun muassa vaikuttavuusarvioinnin tai muun tutkimuksen tekoon.

3)    Yhteystietorekisteri
Tietoja ei luovuteta Koneen Säätiön henkilökunnan ulkopuolelle.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot luovutetaan tilaisuuteen ilmoittautuneille tai tilaisuuteen osallistuneille tilaisuudessa tai heti sen jälkeen.

 

8.     Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9.     Rekistereiden suojauksen periaatteet

1)    Apurahanhakijarekisteri
Pääsy apurahahakijarekisteriin on vain nimetyillä henkilöillä, ja pääsyyn vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Palvelimet, joilla rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta.  Osa rekisterin tiedoista tulostetaan arviointityötä varten. Aineisto tuhotaan apurahakäsittelyn jälkeen.

2)    Apurahansaajarekisteri
Samat rekisterisuojauksen periaatteet kuin apurahasaajarekisterissä, ks. edellinen kohta. Perustiedot myönnetyistä apurahoista tulostetaan ja tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa.

3)    Yhteystietorekisteri
Pääsy rekisteriin on nimetyillä henkilöillä, ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Pääsy nimi- ja organisaatioluetteloon on tilaisuuteen osallistuvilla tai siihen ilmoittautuneilla tilaisuudessa. Muihin osallistujien antamiin tietoihin on pääsy vain tapahtumaa järjestävällä säätiön henkilökunnalla.

 

10.  Tietojen säilytysaika

1)    Apurahanhakijarekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta. Pysyvästi säilytetään hallituksen kokousmateriaalien liitteinä hakijan nimi, apurahan tarkoitus ja haettu summa.

2)    Apurahansaajarekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta. Tllinumero ja henkilötunnus poistetaan 2 vuotta maksatuksen päättymisestä.

3)    Yhteystietorekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kunnes niitä ei tarvita esimerkiksi henkilön vaihtaessa työpaikkaa tai muuten siirtyessä ammatillisesti tehtäviin, jotka eivät ole säätiön toiminnalle läheisiä. Koneen Säätiö huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- ja muilta vastaavia palveluja tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Osallistujatietoja säilytetään tilaisuuden järjestämisen jälkeen tilastointi- ja yhteydenpitotarkoituksissa.

 

11.  Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

1)    Apurahanhakijarekisteri
Apurahanhakija voi tarkistaa itseään koskevat tiedot kirjautumalla apurahojen verkkopalveluun. Rekisteröity voi myös osoittaa tarkastupyynnön säätiön rekisteriyhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa lausunnonantajien suoraan lähettämien lausuntojen sisällöstä eikä hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden arviointimuistiinpanoista. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan ja hakemusten arvioijan yksityisyyttä ja varmistetaan lausunnon ja arviointimuistiinpanojen arvo rekisterinpitäjälle.

2)    Apurahasaajarekisteri
Apurahansaaja voi tarkistaa itseään koskevat tiedot kirjautumalla apurahaojen verkkopalveluun ja maksatuspyyntöpalveluun. Rekisteröity voi myös osoittaa tarkastupyynnön säätiön rekisteriyhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa lausunnonantajien suoraan lähettämien lausuntojen sisällöstä eikä hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden arviointimuistiinpanoista. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan ja hakemusten arvioijan yksityisyyttä ja varmistetaan lausunnon ja arviointimuistiinpanojen arvo rekisterinpitäjälle.

3)    Yhteystietorekisteri
Rekisteröity voi osoittaa tarkastupyynnön säätiön rekisteriyhteyshenkilölle.

4)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Rekisteröidyllä on pääsy osallistujalistaan niin kauan, kun sitä säilytetään tilaisuuden järjestämisen yhteydessä.

 

12.  Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta määräajan pidentämisestä ja viivästymisen syystä.

 

13.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

14.  Automaattinen päätöksenteko

Rekistereitä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.